Продовжуючи статтю «Порядок знищення документів зі строком зберігання, що закінчився», розкриємо деякі особливості документального оформлення цієї процедури.
Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ
Нагадаємо: документи, строк зберігання яких закінчився, включають до Акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ (далі – Акт).
Форму Акта та порядок його складання, погодження та затвердження встановлено Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 р. № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5).
Акт структурного підрозділу оформлюється у вигляді таблиці, що містить графи, передбачені зведеним актом про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ.
Зверніть увагу! Акт підписує керівник структурного підрозділу.
Загалом, акт складається у двох примірниках, як правило, на справи усього підприємства. Якщо в акті зазначено справи кількох структурних підрозділів, їх найменування зазначаються перед групою заголовків справ цього підрозділу.
При цьому назви однорідних справ, відібраних до знищення, вносяться в акт під загальним заголовком із зазначенням кількості справ, уключених до кожної групи.
Врахуйте: акти про вилучення документів для знищення мають валову нумерацію, починаючи з № 1.
Під час складання акта варто звертати увагу на примітки, наведені у відповідних графах Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. № 578/5, а також галузевих переліків для різних видів документів.
Справи включаються в акт, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 01 січня року, в якому складено акт.
Приклад. Справи з трирічним строком зберігання, закінчені у 2014 році, можуть включатися в акт, що буде складений не раніше 01 січня 2018 року, з п’ятирічним строком зберігання – не раніше 01 січня 2020 року, з урахуванням приміток, зазначених у відповідних переліках документів зі строками зберігання.
Врахуйте, що для деяких документів строк зберігання може визначитися як «Доки не мине потреба». Потребу у подібних документах визначає саме експертна комісія (далі – ЕК) під час проведення експертизи цінності. При цьому, деякі документи зберігаються «До заміни новими».
Зверніть увагу! Якщо документ затверджено в новій редакції, ЕК розглядає питання вилучення документа з попередньою редакцією для знищення. У такому випадку акт оформлюють у двох примірниках, а записи про однорідні справи за декілька років вносять до акта під загальним заголовком із зазначенням кількості справ у груп.
Порядок розгляду ЕК Актів про вилучення для знищення документів
Нагадаємо: акт подають на розгляд ЕК підприємства разом з описами справ (їх річними розділами).
На засіданні ЕК підприємства, у діяльності якого утворюються документи НАФ, акт розглядають одночасно з трьома видами описів:
- справ постійного зберігання;
- справ тривалого зберігання (якщо такий опис складався);
- справ з кадрів (особового складу).
При цьому акт, складений на підприємстві, у діяльності якого НЕ утворюються документи НАФ, розглядається на засіданні ЕК разом з двома видами описів:
- справ тривалого (понад 10 років) зберігання;
- справ з кадрів (особового складу).
Акт та описи справ розглядають на засіданні ЕК, яке скликають відповідно до затвердженого плану роботи ЕК.
За відсутності зауважень ЕК схвалює подані документи. Якщо ж виявлено недоліки та є зауваження до акта або опису справ, ці документи повертають на доопрацювання. Після усунення недоліків ці документи повторно подають на розгляд ЕК.
На замітку! Для цього може бути скликане позапланове засідання ЕК організації у строки, визначені головою ЕК з урахуванням строків подання акта та описів справ на розгляд експертно-перевірної комісії (далі – ЕПК) державного архіву чи ЕК архівного відділу райдержадміністрації або міської ради.
Зверніть увагу! Заборонено знищувати документи без попереднього схвалення акта та описів справ, а також з порушенням строків зберігання документів, передбачених Переліком № 578/5.
Ухвалені рішення ЕК оформлюють протоколом, який підписують голова (або інша уповноважена особа, яка вела засідання) та секретар комісії.
Рішення ЕК набирає чинності після затвердження протоколу засідання керівником (керівним органом), за рішенням якого створено ЕК.
Порядок погодження Акту з ЕПК
Залежно від того, у зоні комплектування якої архівної установи перебуває підприємство, схвалений ЕК акт та описи справ постійного зберігання та з особового складу подають на погодження до ЕПК державного архіву чи ЕК архівного відділу райдержадміністрації, архівного відділу міської ради.
Погодження Акта оформлюють відповідним грифом погодження, де зазначають дату й номер протоколу засідання ЕПК державного архіву чи ЕК архівного відділу.
Після погодження у державному архіві чи в архівному відділі акт, а також описи справ постійного зберігання та з особового складу затверджуються керівником підприємства.
Опис справ тривалого зберігання затверджується керівником підприємства після схвалення ЕК організації, а за наявності органу вищого рівня – також і після погодження з ЕК цього органу.
Оформлення знищення документів
Нагадаємо: відібрані для знищення документи передають за накладними, де вказана вага макулатури. Найкраще звернутися до професійних операторів, які конфіденційно знищують документи, наприклад Райссвольф Україна. Передача документів організаціям, що займаються збиранням та заготівлею вторинної сировини, можлива, але вкрай небажана через ризик потрапляння інформації до третіх осіб.
В акті роблять відмітку, яка містить такі відомості:
- дата передавання документів для знищення;
- вага документів;
- номер накладної.
Відмітку засвідчують підписом посадової особи, яка здавала документи для знищення, а також проставляють дату оформлення відмітки.
Акт долучають до справи архівного фонду підприємства, яку ведуть згідно з вимогами Правил № 1000/5 і зберігають в архіві підприємства. Якщо документів не багато, то їх можна знищити за допомогою спеціальних пристроїв – шредерів.
Зверніть увагу! Якщо документи знищено шляхом шредерування, про це обов’язково роблять відмітку в акті (зазначають спосіб знищення документів), яку засвідчують підписом посадової особи, яка знищила документи, із зазначенням її посади та дати знищення.
Якщо знищення виконували кілька працівників, відмітку засвідчує кожен із них (із зазначенням посади та дати знищення).
Після остаточного оформлення акт включають до спеціальної справи під назвою, наприклад «Справа архівного фонду підприємства».
Ця справа має бути передбачена номенклатурою справ організації. Її ведуть згідно з вимогами Правил № 1000/5 та зберігають в архіві підприємства впродовж усього строку його діяльності.
