2023. Нові строки зберігання первинки та фінзвітності: аналіз Закону №2970

Україна постійно працює над удосконаленням своєї фінансової системи та правового поля, щоб створити сприятливі умови для бізнесу. Один з останніх кроків у цьому напрямку – прийняття Закону №2970, який вносить зміни до строків зберігання первинної документації та фінансової звітності.

—————————-

Первинними документами вважатимуться документи, створені у паперовій або в електронній формі, які містять відомості про господарські операції.

Первинні документи складаються українською мовою.

Паперовий та електронний документи мають однакову юридичну силу.

До електронної форми первинних документів застосовуються вимоги законодавства про елект­ронні документи та електронний документообіг (ч. 2 ст. 9 Закону № 996). Такими документами є Закони від 22.05.03 р. № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг»8 та від 05.10.17 р. № 2155-VIII «Про електронні довірчі послуги»

————————————–

Згідно зі статтею 4 Закону №2970, строк зберігання первинних документів усіх підприємств, незалежно від їх форми власності та галузевої приналежності, був збільшений. Раніше, згідно з Кодексом України про адміністративні правопорушення, цей строк становив 5 років, але тепер він становить 10 років. Це означає, що підприємства повинні будуть зберігати свою первинну документацію протягом цього подовженого періоду.

Зміни також стосуються строків зберігання фінансової звітності. Згідно зі статтею 9 Закону №2970, фінансову звітність тепер слід зберігати не протягом 5 років, як це було раніше, а протягом 10 років. Це стосується не тільки звітності підприємств, але й інших організацій, які зобов’язані подавати фінансову звітність згідно з вимогами законодавства.

Нові строки зберігання первинних документів 2023

Отже, відповідно до оновленої редакції пункту 44.3 Податкового кодексу України, для платників податків встановлено вимогу зберігати первинку та інформацію, передбачену пунктом 44.1 Податкового Кодексу, а також документи, пов’язані із виконанням вимог податкового законодавства, у терміни, встановлені законодавством, але не менше:

• 2555 днів (7 років) — новий термін зберігання документів та інформації, що необхідні для податкового контролю, згідно з положеннями статей 39 та  39-2 Податкового Кодексу України;
• 1825 днів (5 років) складатиме оновлений термін зберігання для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, що складаються особами, визначеними пунктами 133.1, 133.2 та 133.4 ПКУ, а також юридичними особами-спрощенцями, крім документів, до яких застосовується довший термін зберігання відповідно до підпункту 44.3.1 44 Податкового Кодексу;
• 1095 днів (3 роки) — передбачений для інших документів, щодо яких не застосовуються положення підпунктів 44.3.1 та 44.3.2 Податкового Кодексу;
• термін зберігання у 1095 днів (3 роки) встановлений для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, включаючи дозвільні документи;

У випадку ліквідації платника податків документи, передбачені пунктом 44.1 Податкового Кодексу, слід передати до архіву відповідно до законодавства, за період діяльності платника податків не менш як 1825 днів до дати ліквідації платника податків.

Для документів та відомостей, що потрібні для здійснення податкового контролю відповідно до статей 39 та 39-2 цей строк становитиме 2555 днів.               

У яких випадках застосовуються нові терміни зберігання первинки

Нові вимоги щодо мінімального терміну зберігання документів тривалістю у 1825 дні слід застосовувати до документів, які створено:

1. до дня набрання чинності цим Законом, строк зберігання яких не закінчився на день набрання чинності цим Законом;
2. починаючи з дня набрання чинності цим Законом;
3. особою, щодо якої на дату вступу в дію цього Закону розпочато, але не завершено процедуру припинення;
4. особою, щодо якої прийнято рішення про ліквідацію після набуття чинності зазначеним Законом.                                       

Коли набирає чинності нова вимога

Закон було опубліковано 28.04.2023, тож положення Закону № 2970 застосовуються з 29 квітня 2023 року, за винятком:

• пунктів 5 і 12 розділу I стосовно міжнародного автоматичного обміну інформацією та подання звітності про підзвітні рахунки;
• пунктів 22-26 стосовно порушення вимог щодо виявлення підзвітних рахунків та подання звітності для автоматичного обміну інформацією про фінансові рахунки;
• абзаців другого-шостого пункту 26 щодо пункту 121.2 статті 121 Податкового Кодексу;
• підпункту 6 пункту 2 розділу II зазначеного Закону стосовно змін до Закону України “Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення”.

Положення, викладені у цих пунктах, набули чинності 30 червня 2023 року.

Резюме

Аналізуючи прийнятий закон, слід врахувати, що збереження первинних документів протягом 10 років також вимагає додаткових зусиль з боку організацій. Необхідно розробити та впровадити ефективну систему зберігання та архівування документів, а також забезпечити їх доступність та конфіденційність протягом усього періоду зберігання.

Окрім того, зміни в строках зберігання первинних документів мають вплив на ведення обліку та фінансову звітність підприємств. Вони повинні враховувати подовжений строк зберігання та забезпечити належне документування та збереження відповідної інформації. Крім того, це може вплинути на вибір інформаційних систем та програмного забезпечення, які підприємства використовують для обліку та архівування документів.

Враховуючи вищевказане, можна зробити висновок, що збільшення строків зберігання первинних документів є важливим кроком у поліпшенні бухгалтерського обліку та фінансової звітності в Україні. Це забезпечує більшу надійність та достовірність фінансової звітності, сприяє створенню стабільного та прозорого бізнес-середовища, а також покращує умови для інвестицій та розвитку економіки країни.

Збільшення строків зберігання первинної документації є важливим кроком у поліпшенні бізнес-клімату в Україні. Тривалий строк зберігання забезпечує захист прав та інтересів підприємств, дозволяє проводити повне і об’єктивне фінансове аудитування і контроль. Необхідно звернути належну увагу на ці зміни та вжити всінеобхідні заходи для впровадження ефективної системи зберігання та архівування документів.

Законодавчі зміни у сфері строків зберігання первинної документації та фінансової звітності, що вступили в силу у 2023 році, відображають поступове розвиток української бухгалтерської системи та приводять її у відповідність до міжнародних стандартів. Ці зміни сприятимуть зміцненню довіри до бухгалтерської звітності підприємств, створять сприятливі умови для розвитку бізнесу та залучення інвестицій.

Збереження первинних документів та фінансової звітності за подовженими строками зберігання є важливим аспектом забезпечення фінансової дисципліни, відповідності законодавству та належного контролю. Підприємства повинні внести необхідні зміни до своїх бухгалтерських процедур та систем зберігання документів, щоб відповідати новим вимогам.