Електронний архів фото

Електронний архів

Великі обсяги документообігу та значні розміри архівних фондів змушують підприємства відходити від способу зберігання документів в традиційних паперових архівах.

На зміну їм приходять сучасні сховища інформації і документів — електронні архіви.

Які переваги надає електронний архів

Електронний архів, створений компанією Райссвольф, повністю змінить порядок зберігання та утилізації документів вашого підприємства. Завдяки перенесенню інформації з паперових носіїв в електронний вигляд ви отримуєте:

  • Оптимізацію витрат — при створенні електронної версії паперовий архів можна перевести у позаофісне зберігання та істотно скоротити витрати.
  • Надійний захист інформації — неможливість знищення першоджерела, псування оригіналу від механічних пошкоджень або впливу часу.
  • Підвищення ефективності роботи — документальна база буде доступна співробітникам в будь-який час, завдяки чому оптимізується процес пошуку потрібної інформації.

  • Створення єдиної бази компанії — документи різного ступеня збереження, різних видів і т. п. будуть переведені в єдиний електронний формат, що дозволить об’єднати їх в загальну систему
  • Економію фінансів — скорочення трудових витрат персоналу та економію коштів на офісних площах і архівному обладнанні
  • Обмеження доступу до даних — організація багатоступінчастого контролю доступу до документів, підвищення рівня конфіденційності інформації.

Етапи створення електронного архіву

Підготовчі роботи
Оцінка типів і обсягів документів, які потрібно сканувати, вибір оптимального функціоналу системи.

Оцифрування документації
Перенесення документа на паперовому носії в електронний вигляд (включаючи книжки, креслення, каталоги)

Розпізнавання тексту
Переклад відсканованих документів в редагований вигляд для швидкого пошуку слів або значень.

Індексація
Обробка інформації для швидкого і зручного пошуку документів за потрібними параметрами

Наповнення архіву
Систематизація даних в звичних для використання форматах (PDF, DOC)

Налаштування системи і експорт даних
Встановлення і налаштування системи електронного архіву, навчання користувачів.

Наше рішення — ваша вигода!

Створення електронного архіву компанією Райссвольф Україна надає можливість:

  • Вивільнити робочий простір від безлічі паперових документів і перейти на швидке і зручне користування електронними копіями

  • Захистити ділову документацію від несанкціонованого доступу

  • Виключити ризики втрати оригінальних і особливо цінних документів

  • Збільшити комунікативність між співробітниками, підрозділами, партнерами, клієнтами та ін.

  • Знизити витрати підприємства на утримання та обслуговування архівного приміщення

  • Підвищити рівень готовності компанії до будь-яких перевірок

  • Отримати цілодобовий і багатоступінчастий доступ до документів.

З нами ви зміните уявлення про зберігання документів!

Для замовлення послуги «електронний архів» або консультації звертайтеся:

За телефоном 0 800 33-59-69 або (044) 334-59-69
Або, заповнивши форму нижче: