Великі обсяги документообігу та значні розміри архівних фондів змушують підприємства відходити від способу зберігання документів в традиційних паперових архівах.
На зміну їм приходять сучасні сховища інформації і документів — електронні архіви.
Які переваги надає електронний архів
Електронний архів, створений компанією Райссвольф, повністю змінить порядок зберігання та утилізації документів вашого підприємства. Завдяки перенесенню інформації з паперових носіїв в електронний вигляд ви отримуєте:
- Оптимізацію витрат — при створенні електронної версії паперовий архів можна перевести у позаофісне зберігання та істотно скоротити витрати.
- Надійний захист інформації — неможливість знищення першоджерела, псування оригіналу від механічних пошкоджень або впливу часу.
- Підвищення ефективності роботи — документальна база буде доступна співробітникам в будь-який час, завдяки чому оптимізується процес пошуку потрібної інформації.
- Створення єдиної бази компанії — документи різного ступеня збереження, різних видів і т. п. будуть переведені в єдиний електронний формат, що дозволить об’єднати їх в загальну систему
- Економію фінансів — скорочення трудових витрат персоналу та економію коштів на офісних площах і архівному обладнанні
- Обмеження доступу до даних — організація багатоступінчастого контролю доступу до документів, підвищення рівня конфіденційності інформації.
Етапи створення електронного архіву
Підготовчі роботи
Оцінка типів і обсягів документів, які потрібно сканувати, вибір оптимального функціоналу системи.
Оцифрування документації
Перенесення документа на паперовому носії в електронний вигляд (включаючи книжки, креслення, каталоги)
Розпізнавання тексту
Переклад відсканованих документів в редагований вигляд для швидкого пошуку слів або значень.
Індексація
Обробка інформації для швидкого і зручного пошуку документів за потрібними параметрами
Наповнення архіву
Систематизація даних в звичних для використання форматах (PDF, DOC)
Налаштування системи і експорт даних
Встановлення і налаштування системи електронного архіву, навчання користувачів.
Наше рішення — ваша вигода!
Створення електронного архіву компанією Райссвольф Україна надає можливість:
Вивільнити робочий простір від безлічі паперових документів і перейти на швидке і зручне користування електронними копіями
Захистити ділову документацію від несанкціонованого доступу
Виключити ризики втрати оригінальних і особливо цінних документів
Збільшити комунікативність між співробітниками, підрозділами, партнерами, клієнтами та ін.
Знизити витрати підприємства на утримання та обслуговування архівного приміщення
Підвищити рівень готовності компанії до будь-яких перевірок
Отримати цілодобовий і багатоступінчастий доступ до документів.
З нами ви зміните уявлення про зберігання документів!
Для замовлення послуги «електронний архів» або консультації звертайтеся:
За телефоном 0 800 33-59-69 або (044) 334-59-69
Або, заповнивши форму нижче:
