Большие объемы документооборота и внушительные размеры архивных фондов вынуждают предприятия уходить от способа хранения документов в традиционных бумажных архивах.
На смену им приходят современные хранилища информации и документов – электронные архивы.
Чем удобен электронный архив
Электронный архив, созданный компанией Райссвольф, полностью изменит порядок хранения и утилизации документов вашего предприятия. С переводом бумажных носителей в электронный вид вы получаете:
- Оптимизацию расходов – при создании электронной версии бумажный архив можно перевести во внеофисное хранение и существенно сократить затраты.
- Надежную защиту информации – исключена возможность уничтожения первоисточника, порчи оригинала от механических повреждений или влияния времени.
- Повышение эффективности работы – документальная база будет доступна сотрудникам в любое время, благодаря чему оптимизируется процесс поиска нужной информации.
- Создание единой базы компании – документы различной степени сохранности, различных видов и т. п. будут переведены в единый электронный формат, что позволит объединить их в общую систему
- Экономию финансов – сокращение трудозатрат персонала и экономию средств на офисных площадях и архивном оборудовании
- Ограничение доступа к данным – организация многоступенчатого контроля доступа к документам, повышение уровня конфиденциальности информации.
Этапы создания электронного архива
Подготовительные работы
Оценка типов и объемов документов, подлежащих сканированию, выбор оптимального функционала системы.
Оцифровка документации
Перевод документа на бумажном носителе в электронный вид (включая книги, чертежи, каталоги)
Распознавание текста
Перевод отсканированных документов в редактируемый вид для быстрого поиска слов или значений.
Индексация
Обработка информации для быстрого и удобного поиска документов по нужным параметрам
Наполнение архива
Систематизация данных в привычных для использования форматах (PDF, DOC)
Настройка системы и экспорт данных
Установка и настройка системы электронного архива, обучение пользователей.
Наше решение – ваша выгода!
Создание электронного архива компанией Райссвольф Украина предоставляет возможность:
- Высвободить рабочее пространство от множества бумажных документов и перейти на быстрое и удобное пользование электронными копиями
- Защитить деловую документацию от несанкционированного доступа
- Исключить риски утраты оригинальных и особо ценных документов
- Облегчить коммуникацию между сотрудниками, подразделениями, партнерами, клиентами и др.
- Снизить затраты предприятия на содержание и обслуживание архивного помещения
- Повысить уровень готовности компании к любым проверкам
- Получить круглосуточный и многоступенчатый доступ к документам.
С нами вы измените представление о хранении документов!
Для заказа услуги «электронный архив» или консультации обращайтесь:
По телефону 0 800 33-59-69 или (044) 334-59-69
Либо, заполнив форму ниже:
