2023. Новые сроки хранения первички и финотчетности: анализ Закона №2970

Украина постоянно работает над усовершенствованием своей финансовой системы и правового поля, чтобы создать благоприятные условия для бизнеса. Один из последних шагов в этом направлении – принятие Закона №2970, который вносит изменения в сроки хранения первичной документации и финансовой отчетности.

—————————-

Первичными документами считаются документы, созданные в бумажной или электронной форме, содержащие сведения о хозяйственных операциях.

Первичные документы составляются на украинском языке.

Бумажные и электронные документы имеют одинаковую юридическую силу.

К электронной форме первичных документов применяются требования законодательства об электронных документах и электронном документообороте (часть 2 статьи 9 Закона №996). Такими документами являются Законы от 22.05.03 г. №851-IV «Об электронных документах и электронном документообороте» и от 05.10.17 г. №2155-VIII «Об электронных доверительных услугах».

—————————————

Согласно статье 4 Закона №2970, срок хранения первичных документов всех предприятий, независимо от их формы собственности и отраслевой принадлежности, был увеличен. Ранее, согласно Кодексу Украины об административных правонарушениях, этот срок составлял 5 лет, но теперь он составляет 10 лет. Это означает, что предприятия должны будут сохранять свою первичную документацию в течение этого продленного периода.

Изменения также затрагивают сроки хранения финансовой отчетности. Согласно статье 9 Закона №2970, финансовую отчетность теперь следует хранить не в течение 5 лет, как раньше, а в течение 10 лет. Это касается не только отчетности предприятий, но и других организаций, которые обязаны представлять финансовую отчетность в соответствии с требованиями законодательства.

Новые сроки хранения первичных документов 2023

Согласно обновленной редакции пункта 44.3 Налогового кодекса Украины, для налогоплательщиков установлено требование сохранять первичную документацию и информацию, предусмотренные пунктом 44.1 Налогового кодекса, а также документы, связанные с выполнением требований налогового законодательства, в сроки, установленные законодательством, но не менее:

• 2555 дней (7 лет) – новый срок хранения документов и информации, необходимых для налогового контроля в соответствии с положениями статей 39 и 39-2 Налогового кодекса Украины;
• 1825 дней (5 лет) – обновленный срок хранения для первичных документов, реестров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с расчетом и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством и осуществляется лицами, определенными пунктами 133.1, 133.2 и 133.4 НКУ, а также юридическими лицами-упрощенцами, за исключением документов, к которым применяется более длительный срок хранения в соответствии с подпунктом 44.3.1 44 Налогового кодекса;
• 1095 дней (3 года) – предусмотрен для других документов, к которым не применяются положения подпунктов 44.3.1 и 44.3.2 Налогового кодекса;
• срок хранения в 1095 дней (3 года) устанавливается для документов, связанных с выполнением требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, включая разрешительные документы.

При ликвидации налогоплательщика документы, предусмотренные пунктом 44.1 Налогового кодекса, должны быть переданы в архив в соответствии с законодательством, за период деятельности налогоплательщика не менее чем за 1825 дней до даты ликвидации налогоплательщика.

Для документов и сведений, необходимых для осуществления налогового контроля в соответствии со статьями 39 и 39-2, этот срок составит 2555 дней.           

В каких случаях применяются новые сроки хранения первичных документов

Новые требования относительно минимального срока хранения документов продолжительностью в 1825 дней следует применять к документам, созданным:

1. до дня вступления в силу этого Закона, срок хранения которых не истек на день вступления в силу этого Закона;
2. начиная с дня вступления в силу этого Закона;
3. лицом, по которому на дату вступления в силу этого Закона начат, но не завершен процедуру прекращения;
4. лицом, по которому после вступления в силу указанного Закона было принято решение о ликвидации.                    

Когда вступает в силу новое требование

Закон был опубликован 28.04.2023 года, поэтому положения Закона №2970 применяются с 29 апреля 2023 года, за исключением:

• пунктов 5 и 12 раздела I, относящихся к международному автоматическому обмену информацией и представлению отчетности о подотчетных счетах;
• пунктов 22-26, относящихся к нарушению требований по выявлению подотчетных счетов и представлению отчетности для автоматического обмена информацией о финансовых счетах;
• подпунктов с второго по шестой пункта 26 относительно пункта 121.2 статьи 121 Налогового кодекса;
• подпункта 6 пункта 2 раздела II указанного Закона, касающегося изменений в Законе Украины «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, финансированию терроризма и финансированию распространения оружия массового уничтожения».

Положения, изложенные в этих пунктах, вступили в силу 30 июня 2023 года.

Резюме

Анализируя принятый закон, следует учитывать, что сохранение первичных документов в течение 10 лет также требует дополнительных усилий со стороны организаций. Необходимо разработать и внедрить эффективную систему хранения и архивирования документов, а также обеспечить их доступность и конфиденциальность на протяжении всего периода хранения.

Кроме того, изменения в сроках хранения первичных документов влияют на ведение учета и финансовую отчетность предприятий. Они должны учитывать продленный срок хранения и обеспечить должную документированность и сохранность соответствующей информации. Кроме того, это может повлиять на выбор информационных систем и программного обеспечения, которые предприятия используют для учета и архивирования документов.

Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что увеличение сроков хранения первичных документов является важным шагом в улучшении бухгалтерского учета и финансовой отчетности в Украине. Это обеспечивает большую надежность и достоверность финансовой отчетности, способствует созданию стабильной и прозрачной деловой среды, а также улучшает условия для инвестиций и развития экономики страны.

Увеличение сроков хранения первичной документации является важным шагом в улучшении делового климата в Украине. Длительный срок хранения обеспечивает защиту прав и интересов предприятий, позволяет проводить полное и объективное финансовое аудитирование и контроль. Необходимо обратить должное внимание на эти изменения и предпринять все необходимые меры для внедрения эффективной системы хранения и архивирования документов.