Для большинства крупных компаний во всем мире удаленный формат давно является привычным и максимально безопасным способом хранения документов. Со временем, все больше руководителей среднего и малого бизнеса тоже приходят к этому решению как наиболее эффективному и экономному.
Мысль о том, что хранение документов в бумажной форме совершенно неуместно в современную цифровую эпоху, НЕ имеет под собой веской аргументации. Хранение оффлайн копий совсем неплохая идея, потому что бумажные документы:
- Не подвергаются угрозам кибербезопасности, таким как кража данных или вымогательство.
- Служат стратегически важной резервной копией на случай тотальной потери данных, (естественной или принудительной).
- Далеко не каждый документ может быть оцифрован без потери качества.
Наиболее распространенный тип используемых контейнеров для хранения бумажных документов – это картонные короба.
Преимущества картонных коробов
По сравнению с другими видами упаковочных контейнеров – коробок, пакетов и папок – картонные короба имеют ряд неоспоримых преимуществ:
- Усиленная защита. Прочность картона позволяет сохранять максимальную целостность структуры содержимого и предотвращать влияние внешней среды.
- Долговечность эксплуатации. Уникальный производственный процесс и специальное сырье обеспечивает для картонных коробов длительный срок использования по назначению.
- Большой выбор. В зависимости от текущей потребности, можно выбрать наиболее подходящий вариант из множества разных типов коробов для хранения архивов – по размеру, виду материала, допустимому весу и компании-производителю.
- Финансовая экономичность. Картонные контейнеры имеют невысокую себестоимость, что позволяет получить услугу хранения в доступном ценовом сегменте.
- Безопасная транспортировка. Компактно сложенные друг на друга короба могут быть перевезены из любой точки А в любую точку Б без каких-либо повреждений.
- Бескислотный материал. Короба не содержат в своем составе кислотных соединений лигнина и квасца, что отвечает всем нормативным требованиям консервации.
- Экологичность. Материл короба может быть переработан в коричневую посылочную бумагу, туалетную бумагу, бумажные полотенца, наполнители для животных и др.
Помимо всего прочего, картонный короб – это, как минимум, красиво и, как максимум, очень удобно.
Какие картонные короба используются для хранения документов?
Для внеофисного хранения документов используются самые разнообразные виды и типы коробов. Вот ряд характеристик, по которым они могут разниться:
Размер:
- Чаще всего: А4;
- Варианты: 10 * 26 * 32,5 см, 21,6 * 16 * 28,2 см, 22,5 * 7,5 * 30,5 см, 22,7 * 7,5 * 30,5 см, 28,1 * 20 * 36,9 см, 31,5 * 15 * 25 см, 8 * 26 * 32,5 см, 42 * 33 * 30 см и другие.
Производители:
- Axent (Германия);
- Buromax (Украина);
- Fellowes (США);
- Esselte (Международная компания);
- Donau (Швейцария).
- Собственный вариант архивной компании изготовленный в Украине
Материал:
- Чаще всего – многослойный картон Т24, он же – трехслойный гофрокартон.
Цвет:
- Белый;
- Коричневый;
- Черный;
- Синий;
- Зеленый;
- И другие.
Допустимый вес:
- От 5 до 15 кг.
Конструкция:
- С откидной или съемной крышкой;
- С двумя, четырьмя или шестью отверстиями для рук;
- Блокируемое дно.
Архивные короба используются для хранения документов в течение многих лет, а иногда и десятилетий, поэтому крайне важно, чтобы они были максимально прочными и в каждом отдельном случае соответствовали необходимому перечню важных параметров.
Как выглядит процесс хранения в Райссвольф?
Для хранения архивных документов в Райссвольф используются короба со следующими характеристиками:
- Материал – трехслойный гофрированный картон;
- Размер – 42х33х30 см;
- Цвет – белый, с корпоративными надписями;
- Вес – до 15 кг;
- Конструкция – со съемной крышкой,
- 4-е отверстия для рук, блокируемое дно;
- 4-е отверстия для пломбировки;
- Производитель – Украина.
Алгоритм архивирования выглядит так:
- Документы принимаются и аккуратно помещаются в короб;
- Короб пломбируется и ему присваивается уникальный штрих-код (никаких надписей о принадлежности документов на внешние поверхности коробов не наносится);
- Короб получает постоянный «адрес» в архивном хранилище и находится там совершенно обезличено.
Обязательные меры безопасности:
- Доступ в архив имеет ограниченное количество представителей компании, которые обязаны оставлять все виды гаджетов за его пределами, чтобы исключить любую возможность несанкционированной съемки.
- В архивохранилище ведётся круглосуточное видеонаблюдение.
- Специальное программное обеспечение RWAM и Folderit, используемое для управления архивами документов, позволяет ограничить список лиц, которые могут получить доступ к просмотру документов.
- Все операции с архивными документами, которые производятся через личный кабинет сотрудника компании, фиксируется специальной системой.
- Электронная информация об архиве хранится на заграничных серверах стран ЕС и Австралии.
Все эти меры выполняются со 100%-ной точностью, что позволяет полностью исключить вероятность несанкционированного доступа к каким-либо конфиденциальным документам в архиве.
А более подробно об внеофисном хранении документов в компании Райссвольф вы сможете прочесть в нашей статье: