Цифровые услуги фото

Научно-техническая обработка документов

Одним из показателей эффективности и надежности предприятия является исключительный порядок в деловой документации и ее хранение в соответствии с нормативно-правовым законодательством.  С целью соблюдения данных условий организации прибегают к услугам компаний, которые грамотно проводят научно-техническую обработку документов (НТО) для последующей передачи их в архив.

Что дает научно-техническая обработка от REISSWOLF Украина

Основной критерий, которым руководствуется наша компания при проведении научно-технической обработки – это срок хранения документов. То есть фактически данная работа позволяет распределить всю документацию по трем ключевым направлениям:
Документы временного хранения (до 10 лет)
Документы долговременного хранения (более 10 лет)
Документы постоянного хранения
Опираясь на современные требования к ведению делопроизводства, специалисты компании:
  • Проведут экспертизу ценности
  • Сформируют документы в единицы хранения (дела)
  • Составят заголовки
  • Выполнят переплетные работы или оформят документы в подшивку
  • Сделают на сформированные дела обложки
  • Проставят на обложках архивные шрифты
  • Напишут ярлыки
  • Прономеруют листы
  • Составят внутренние описи и заверительные листы
  • Составят акт, на основании которого будет проведено уничтожение документов, утративших свою ценность и др.
С полным перечнем услуг, которые включает научно-техническая обработка, можно ознакомиться на нашем сайте.

Подготовка к обработке документов

На этапе подготовки к научно-технической обработке проходит ознакомление с номенклатурой дел, в каждом из которых должен быть указан период хранения. Отталкиваясь от этих данных, документы будут отсортированы по периодам хранения. Для проведения методической и практической работы создается постоянно действующая экспертная комиссия и заключается договор. В зависимости от его условий, может быть проведена как полная научно-техническая обработка, так и выполняться только отдельные виды работ. В обработку принимаются документы:
  • Частично-обработанные
  • В разрозненном состоянии, в россыпи
  • Требующие реставрации.
На все поступившие документы составляется сдаточная опись. Затем обсуждаются условия договора. В частности, определяются:
  • Виды работ НТО
  • Сроки выполнения работ по научно-технической обработке
  • Объемы документации
  • Стоимость НТО.
По предварительной договоренности работы по научно-технической обработке документов могут проводится в центре Reisswolf Украина или в комнате первичной обработки на территории компании-заказчика.

Типичные ошибки при проведении самостоятельной НТО

Желая сэкономить средства предприятия, некоторые руководители прибегают к проведению научно-технической обработки силами собственных сотрудников. Как правило, это приводит к ряду типичных ошибок, из-за которых документы впоследствии не принимаются на хранение:
  • Дела группируются в произвольном порядке
  • Нарушается хронологический порядок документов
  • Количество листов превышает установленную норму (250л)
  • В делах попадаются черновики или вторые экземпляры документов
  • Документы размещают в пластиковые файлы или др. 
Подобные ошибки возникают по причине того, что у рядовых сотрудников предприятия нет необходимой нормативно-правовой базы и опыта в области архивного дела. Поэтому проведение подобных работ лучше доверить специалистам.