Одним из показателей эффективности и надежности предприятия является исключительный порядок в деловой документации и ее хранение в соответствии с нормативно-правовым законодательством. С целью соблюдения данных условий организации прибегают к услугам компаний, которые грамотно проводят научно-техническую обработку документов (НТО) для последующей передачи их в архив.
Опираясь на современные требования к ведению делопроизводства, специалисты компании:
Что дает научно-техническая обработка от REISSWOLF Украина
Основной критерий, которым руководствуется наша компания при проведении научно-технической обработки – это срок хранения документов. То есть фактически данная работа позволяет распределить всю документацию по трем ключевым направлениям:
Документы временного хранения (до 10 лет)
Документы долговременного хранения (более 10 лет)
Документы постоянного хранения
- Проведут экспертизу ценности
- Сформируют документы в единицы хранения (дела)
- Составят заголовки
- Выполнят переплетные работы или оформят документы в подшивку
- Сделают на сформированные дела обложки
- Проставят на обложках архивные шрифты
- Напишут ярлыки
- Прономеруют листы
- Составят внутренние описи и заверительные листы
- Составят акт, на основании которого будет проведено уничтожение документов, утративших свою ценность и др.
Подготовка к обработке документов
На этапе подготовки к научно-технической обработке проходит ознакомление с номенклатурой дел, в каждом из которых должен быть указан период хранения. Отталкиваясь от этих данных, документы будут отсортированы по периодам хранения. Для проведения методической и практической работы создается постоянно действующая экспертная комиссия и заключается договор. В зависимости от его условий, может быть проведена как полная научно-техническая обработка, так и выполняться только отдельные виды работ. В обработку принимаются документы:- Частично-обработанные
- В разрозненном состоянии, в россыпи
- Требующие реставрации.
- Виды работ НТО
- Сроки выполнения работ по научно-технической обработке
- Объемы документации
- Стоимость НТО.
Типичные ошибки при проведении самостоятельной НТО
Желая сэкономить средства предприятия, некоторые руководители прибегают к проведению научно-технической обработки силами собственных сотрудников. Как правило, это приводит к ряду типичных ошибок, из-за которых документы впоследствии не принимаются на хранение:- Дела группируются в произвольном порядке
- Нарушается хронологический порядок документов
- Количество листов превышает установленную норму (250л)
- В делах попадаются черновики или вторые экземпляры документов
- Документы размещают в пластиковые файлы или др.
