Архівний фонд сучасної держави можна розділити на державні та недержавні архіви. У державних знаходяться на зберіганні документи, які представляють державну, історичну і культурну цінність. Організації, які не передають на зберігання документи до державних архівів, можуть скористатися послугами спеціалізованих недержавних архівів.
Недержавні архіви – це компанії, діяльність яких спрямована на зберігання, облік й утилізацію документів. На сучасному етапі розвитку такі компанії також надають послуги зі створення електронних та особистих архівів, каталогізації та інвентаризації, скануванню та переводу документів в електронний формат, вибірці і систематизації архівних документів перед знищенням та ін.
1940-60 рр. Виникнення позаофісного зберагання. Розробки Еммета Ліхі
Поява перших недержавних архівів, що здійснюють позаофісне зберігання документів, пов’язують з розвитком архівної галузі в США, оскільки тут процеси управління документами йшли найбільш помітно.
Реалізація програми «Нового курсу» президента Франкліна Рузвельта спричинила як збільшення економічної активності, так і розширення державного апарату і значного зростання кількості документів. Ці фактори стали основними у виникненні в кінці 1940-х років окремого виду детельности – позаофісного зберігання документів.
Становлення позаофісного зберігання пов’язують з Емметом Ліхі, який першим почав замислюватися про наслідки зростання обсягів державних документів і шукати способи управління життєвим циклом документів в цілому. Працюючи в Національних архівах США в 1935-1941 роках він випробовує свої задуми на практиці і пропонує концепцію високощільного зберігання в центрах зберігання документації, що дозволило скоротити площі зберігання неактивних документів.
У повоєнний час Е.Ліхі продовжив роботу в галузі у якості консультанта в приватній компанії, де займався розробкою концепції життєвого циклу документів і збирав статистичні витрати на діловодство. У 1948 році заснував свою власну компанію Leahy & Co, співробітники якої виступали консультантами місцевих органів влади, включаючи і уряд Нью-Йорка, щодо запобігання неконтрольованого зростання обсягів документів. Уже в 1949 році першим корпоративним клієнтом компанії стала авіакомпанія Eastern Airlines, після чого з’явились і інші великі клієнти.
Е.Ліхі продовжував займатися просуванням управління документами аж до своєї смерті в 1964 р. На згадку про нього, в 1967 році була заснована найпрестижніша в даний час премія, що вручається за видатний внесок у розвиток управління документами та інформацією. Премія Еммета Ліхі щорічно присуджується Інститутом сертифікованих фахівців з управління документацією.
У 1951 році в США була заснована компанія Iron Mountain Atomic Storage, а в 1957 році – компанія L.W. Pierce Со., які поряд з Leahy & Co стають найбільшими компаніями галузі позаофісного зберігання.
Ідея позаофісного зберігання документів була активно підхоплена американським урядом, який в 1950 році почав створювати мережу федеральних центрів зберігання документації для обслуговування федеральних органів влади США.
1970 рр. Впровадження комп’ютерних технологій. Бази даних
Розвиток комп’ютерних систем дозволив виконувати автоматичну підготовку звітів і необхідної інформації для клієнтів, що стало необхідністю в умовах розвитку законодавчої бази в США, яка вимагає зберігати різні види документів для аудиту.
Крім того, центри зберігання, застосовуючи комп’ютерні технології, почали створювати бази даних як для клієнтів, так і для внутрішнього користування. Створювалися величезні бази даних для індексування, підтримки перехресних посилань і відстежування місцеположення, переміщення справ і коробів з документами. Центри зберігання і їх клієнти сформували новий тип взаємин, засновані на використанні нових технологічних можливостей.
1980 рр. Развиток галузі. Створення професійної асоціації. Нові технології
Поширення персональних комп’ютерів і настільних принтерів призвело до істотного збільшення споживання паперу, що стало причиною вибухового розвитку галузі позаофісного зберігання.
У 1980 році була створена Асоціація комерційних центрів зберігання (ACRC). Галузь позаофісного зберігання набула національних масштабів: центри зберігання були практично в кожному великому місті країни.
В цей час також з’являється технологія штрихкодування, що дозволило ще ефективніше відстежувати справи і короба з документами, швидко і точно обробляти великі обсяги, знижуючи рівень помилок.
Поява оптичних дисків стає точкою відліку нової ери безпаперового офісу, припускаючи також відмову від мікрофільмування. Відповідно, багато центрів зберігання почали надавати послуги з переводу паперових документів в графічні образи для подальшого зберігання на оптичних носіях.
1990 рр. Аутсорсинг. PRISM. Електронні сховища
Триває зростання кількості документів внаслідок невідповідності темпів знищення документації з закінченим терміном зберігання та тими, які надходять на зберігання. З’являється тенденція аутсорсингу, коли компанії починають зберігати свої неактивні документи і керувати ними в центрах зберігання.
Відбувається поглинання і злиття компаній, зникає межа між компаніями, що здійснюють позаофісне зберігання, і тими, які реалізовували знищення документів та інформації.
Об’єднуються Асоціація комерційних центрів зберігання (ACRC) і Національна асоціація захищених сховищ даних (NASDV), в результаті чого виникає PRISM (Професійне управління документацією та інформаційними послугами) – міжнародна організація, яка об’єднує постачальників послуг з більш ніж 60 країн.
Впроваджуються інноваційні послуги – зберігання документів в сховищах високого рівня безпеки, створення електронних сховищ. Для відстеження переміщення документів застосовуються радіочастотні (RFID) мітки.
2000-20 рр. Сучасні технології. Україна
Розвиток сучасних технологій знаходить відображення і в галузі архівного зберігання. GPS дозволяє відстежувати пересування документів в режимі реального часу. Інтернет- та «хмарні» технології дозволяють здійснювати не тільки замовлення на доставку, виписку і оплату рахунків, надання доступу до облікової інформації, але і сканування документів за запитом і доставку їх електронних копій. Архівні компанії пропонують комплексне обслуговування паперових і електронних документів, діапазон їхніх послуг неухильно зростає.
У країнах пострадянського простору на початковому етапі розвитку архівного бізнесу створювалися численні кооперативи, товариства та інші структури, які надавали традиційні архівні послуги з упорядкування архівних документів і виділення документів для знищення. Ринок архівних послуг того часу був зосереджений в основному у великих регіональних центрах і був представлений дрібними компаніями. Однак неузгодженість останніх, некомпетентність їхніх дій завдали чималих збитків підняттю авторитету архівної справи в очах багатьох юридичних осіб.
Повноцінно галузь позаофісного зберігання почала розвиватися починаючи з 2000 року з приходом на ринок міжнародних компаній. Першою такою компанією стає «OSG Records Management». Слідом за нею, підрозділи відкривають американська компанія «Iron Mountain» і лідер європейського ринку зберігання документів – компанія «Reisswolf», створена в 1985 році в Гамбурзі (Німеччина).
Безперервні процеси посилення загальних і галузевих нормативних вимог до управління документами сприяють тому, що компанії, які здійснюють позаофісне зберігання, пропонують також консультаційні послуги з налагодження системи управління документами, що відповідають встановленим вимогам.
Співпраця організацій з аутсорсинговими компаніями стало нормою. Це пояснюється суттєвими перевагами, вираженими в економії офісних площ, що відводяться для зберігання документів, у відсутності необхідності найму персоналу, що спеціалізується в даній сфері. А з впровадженням сучасних технологій проявляються й інші позитивні сторони аутсорсингу, такі, наприклад, як оперативне отримання необхідної інформації з постійним доступом до документів.
