Архивный фонд современного государства можно разделить на государственные и негосударственные архивы. В государственных находятся на хранении документы, которые составляют государственную важность, представляют историческую и культурную ценность. Организации, которые не передают на хранение документы в государственные архивы, могут воспользоваться услугами специализированных негосударственных архивов.
Негосударственные архивы – это компании, деятельность которых направлена на хранение, учет, переплет и утилизацию документов. На современном этапе развития такие компании также оказывают услуги по созданию электронных и личных архивов, каталогизации и инвентаризации, сканированию и переводу документов в электронный формат, выборке и систематизации архивных документов перед уничтожением и др.
1940-60 гг. Возникновение внеофисного хранения. Разработки Эммета Лихи
Появление первых негосударственных архивов, осуществляющих внеофисное хранение документов, связывают с развитием архивной отрасли в США, поскольку здесь процессы управления документами шли наиболее заметно.
Реализация программы «Нового курса» президента Франклина Рузвельта повлекло за собой как увеличение экономической активности, так и расширение государственного аппарата и значительному росту количества документов. Эти факторы стали основополагающими в возникновении в конце 1940-х годов отдельного вида деятельности – внеофисного хранения документов.
Становление внеофисного хранения связывают с Эмметом Лихи, который первым начал задумываться об последствиях роста объемов государственных документов и искать способы управления жизненным циклом документов в целом. Работая в Национальных архивах США в 1935-1941 годах он испытывает свои задумки на практике и предлагает концепцию высокоплотного хранения в центрах хранения документации, что позволило сократить площади хранения неактивных документов.
В послевоенное время Э.Лихи продолжил работу в отрасли в качестве консультанта в частной компании, в которой занимался разработкой концепции жизненного цикла документов и собирал статистические затраты на делопроизводство. В 1948 году основал свою собственную компанию Leahy&Co, сотрудники которой выступали консультантами местных органов власти, включая и правительство Нью-Йорка, по предотвращению неконтролируемого роста объемов документов. Уже в 1949 г. первым корпоративным клиентом компании стала авиакомпания Eastern Airlines, после чего последовали и другие крупные клиенты.
Э.Лихи продолжал заниматься продвижением управления документами вплоть до своей смерти в 1964 г. В память о нем, в 1967 г. была учреждена самая престижная в настоящее время премия, вручаемая за выдающийся вклад в развитие управления документами и информацией. Премия Эммета Лихи ежегодно присуждается Институтом сертифицированных специалистов по управлению документацией.
В 1951 году в США была основана компания Iron Mountain Atomic Storage, а в 1957 году – компания L.W. Pierce Со., которые наряду с Leahy&Co становятся крупнейшими компаниями отрасли внеофисного хранения.
Идея внеофисного хранения документов была активно подхвачена американским правительством, которое в 1950 г. начало создавать сеть федеральных центров хранения документации для обслуживания федеральных органов власти США.
1970 гг. Внедрение компьютерных технологий. Базы данных
Развитие компьютерных систем позволило выполнять автоматическую подготовку отчетов и необходимой информации для клиентов, что стало необходимостью в условиях развития законодательной базы в США, требующей сохранять различные виды документов для аудита.
Кроме того, центры хранения, применяя компьютерные технологии, начали создавать базы данных как для клиентов, так и для внутреннего пользования. Создавались огромные базы данных для индексирования, поддержки перекрестных ссылок и отслеживания местоположения, перемещения дел и коробов с документами. Центры хранения и их клиенты сформировали новый тип взаимоотношений, основанные на использовании новых технологических возможностей.
1980 гг. Развитие отрасли. Создание профессиональной ассоциации. Новые технологии
Распространение персональных компьютеров и настольных принтеров привело к существенному увеличению потребления бумаги, что стало причиной взрывного развития отрасли внеофисного хранения.
В 1980 г. была создана Ассоциация коммерческих центров хранения (ACRC). Отрасль внеофисного хранения обрела национальные масштабы: центры хранения были практически в любом крупном городе страны.
В это время также появляется технология штрихкодирования, что позволило еще более эффективно отслеживать дела и короба с документами, быстро и точно обрабатывать большие объемы, снижая уровень ошибок.
Появление оптических дисков становится точкой отсчета новой эры безбумажного офиса, предполагая также отказ от микрофильмирования. Соответственно, многие центры хранения начали оказывать услуги по переводу бумажных документов в графические образы для последующего хранения на оптических носителях.
1990 гг. Аутсорсинг. PRISM. Электронные хранилища
Продолжается рост количества документов вследствие несоответствия темпов уничтожения документации с истекшими сроками хранения и вновь поступающими на хранение. Появляется тенденция аутсорсинга, когда компании начинают хранить свои неактивные документы и управлять ними в центрах хранения.
Происходит поглощение и слияние компаний, исчезает грань между компаниями, осуществляющими внеофисное хранение, и теми, которые реализовывали уничтожение документов и информации.
Объединяются Ассоциация коммерческих центров хранения (ACRC) и Национальная ассоциация защищенных хранилищ данных (NASDV), в результате чего возникает PRISM (Профессиональное управление документацией и информационными услугами) – международная организация, которая объединяет поставщиков услуг из более чем 60 стран.
Внедряются инновационные услуги – хранение документов в хранилищах высокого уровня безопасности, создание электронных хранилищ. Для отслеживания перемещения документов применяются радиочастотные (RFID) метки.
2000-20 гг. Современные технологии. Украина.
Развитие современных технологий позволяет находить отображение и в отрасли архивного хранения. GPS позволяет отслеживать передвижение документов в режиме реального времени. Интернет- и «облачные» технологии позволяют совершать не только заказы на доставку, выписку и оплату счетов, предоставление доступа к учетной информации, но и сканирование документов по запросу и доставку их электронных копий. Архивные компании предлагают комплексное обслуживание бумажных и электронных документов, диапазон их услуг неуклонно растет.
В странах постсоветского пространства на первоначальном этапе развития архивного бизнеса создавались многочисленные кооперативы, товарищества и прочие структуры, оказывающие традиционные архивные услуги по упорядочению архивных документов и выделению документов к уничтожению. Рынок архивных услуг того времени был сосредоточен в основном в крупных региональных центрах и был представлен мелкими компаниями. Однако несогласованность последних, некомпетентность действий нанесли немалый урон поднятию авторитета архивного дела в глазах многих юридических лиц.
Полноценно отрасль внеофисного хранения начала развиваться начиная с 2000 года с приходом на рынок международных компаний. Первой такой компанией становится «OSG Records Management». Вслед за ней, подразделения открывают американская компания «Iron Mountain» и лидер европейского рынка хранения документов – компания «Reisswolf», созданная в 1985 году в Гамбурге (Германия).
Непрерывные процессы ужесточения общих и отраслевых нормативных требований к управлению документами способствуют тому, что компании, осуществляющие внеофисное хранение, предлагают также консультационные услуги по налаживанию системы управления документами, соответствующей установленным требованиям.
Сотрудничество организаций с аутсорсинговыми компаниями стало нормой. Это объясняется существенными преимуществами, выраженными в экономии офисных площадей, отводимых для хранения документов, в отсутствии необходимости найма персонала, специализирующегося в данной сфере. А с внедрением современных технологий проявляются и другие положительные стороны аутсорсинга, такие, например, как оперативное получение необходимых сведений с постоянным доступом к документам.
