При забезпечення належної роботи із документацією на підприємстві варто приділити увагу організації діловодства та попіклуватись про відповідне кадрове забезпечення. У цій статті зосередимо увагу на основних аспектах у цій сфері.
Найчастіше, організація діловодства на підприємстві покладають на:
- самостійні структурні підрозділи з діловодства (документаційного забезпечення);
- загальні відділи;
- канцелярії тощо;
- або особу, відповідальну за діловодство на підприємстві, – секретаря, діловода тощо.
При цьому, організація діловодства в структурних підрозділах підприємств покладається на спеціально призначену для цього особу, у посадовій інструкції якої зазначаються ці обов’язки.
Підприємства організовують діловодство відповідно до затвердженої інструкції з діловодства. При цьому архів підприємства є самостійним структурним підрозділом або входить до складу служби діловодства.
Нагадаємо: архів підприємства – структурний підрозділ (відповідальна за ведення архіву особа підприємства), що організовує і забезпечує приймання, нагромаджування архівних документів, їх облік, зберігання та користування ними.
У малочисельних підприємствах призначається особа, відповідальна за ведення архіву.
Врахуйте: служба діловодства та архів, якщо вони є структурними підрозділами, працюють на підставі положень про них, що погоджуються і затверджуються згідно із законодавством.
Якщо функції організації діловодства на підприємстві або ведення архіву підприємства покладено на відповідальну особу, у посадовій інструкції посадової особи зазначаються ці обов’язки, її права та відповідальність.
Зверніть увагу! Керівництво підприємства зобов’язане забезпечити архів необхідним приміщенням, обладнанням і кадрами.
Основи організації архіву на підприємстві
Архів може створюватися як самостійний структурний підрозділ підприємства або входити до складу служби діловодства.
На підприємствах з невеликою чисельністю працюючих призначають особу, відповідальну за ведення архіву підприємства (п. 8 розд. І Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 р. № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5)).
Якщо архів є самостійним підрозділом, він працює на підставі Положення[1] про архів підприємства (п. 9 розд. І Правил № 1000/5).
Таке Положення розробляють з урахуванням рекомендацій Укрдержархіву (ч. 4 ст. 32 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24.12.93 р. № 3814-XII).
Рекомендація! При його розробці варто спиратися на Типове положення про архівний підрозділ державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затверджене наказом Мін’юсту від 10.02.2012 р. № 232/5 (далі – Типове положення № 232), а також Зразкове положення про архів (архівний підрозділ) об’єднань громадян, підприємств, установ, організацій, заснованих на колективній та приватній формах власності, схвалене протоколом Методкомісії Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 13.11.96 р. № 7 (далі – Зразкове положення № 7).
Рішення про схвалення Положення про архів підприємства приймає експертна комісія (далі – ЕК) підприємства (п. 5 гл. 1 розд. V Правил № 1000/5).
При цьому, якщо на підприємстві створюються документи Національного архівного фонду (далі – НАФ), то схвалений ЕК проєкт Положення має бути поданий для схвалення в експертно-перевірочною комісією (далі – ЕПК) державного архіву (ЕК архівного відділу районної, районної в м. Києві держадміністрацій або міськради) (п. 4 гл. 1 розд. V Правил № 1000/5).
Після проходження усіх етапів, підготовлене Положення про архів затверджує керівник підприємства.
Формування положення про архів
Крім стандартних опцій, якими наповнюють усі інші положення про структурні підрозділи підприємства, до Положення про архів слід включити особливий функціонал. Орієнтовний його перелік проілюструємо у вигляді таблиці
Таблиця
| № з/п | Зміст положення |
| Завдання архівного підрозділу: | |
| 1 | приймання від структурних підрозділів підприємства і зберігання архівних документів |
| 2 | контроль спільно зі службою діловодства за станом зберігання та правильністю оформлення документів у структурних підрозділах підприємства |
| 3 | участь у складанні зведеної номенклатури справ, перевірка відповідності формування документів у справи затвердженій номенклатурі |
| 4 | ведення державного обліку документів НАФ і подання відомостей про їх кількість за встановленою формою відповідній державній архівній установі (архівному відділу міськради) |
| 5 | проведення попередньої експертизи цінності документів, що перебувають на зберіганні, складання та подання на розгляд ЕК підприємства проєктів описів справ постійного і тривалого (більше 10 років) зберігання, описів справ з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, актів про вилучення документів з НАФ, актів про невиправні пошкодження документів |
| 6 | створення й удосконалення довідкового апарату до архівних документів |
| 7 | організація користування архівними документами, видача архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним і фізичним особам згідно з Правилами № 1000/5 |
| 8 | підготовка і передавання документів НАФ до відповідної державної архівної установи, архівного відділу міськради |
| 9 | участь у заходах з підвищення професійної кваліфікації працівників підприємства, які відповідають за роботу з документами |
| Права архівного підрозділу: | |
| 1 | вимагати від структурних підрозділів передавання на зберігання документів, оформлених згідно з чинними державними стандартами та правилами |
| 2 | повертати структурним підрозділам документи, оформлені з порушенням установлених вимог |
| 3 | давати структурним підрозділам рекомендації з питань, що входять до компетенції архівного підрозділу |
| 4 | запитувати від структурних підрозділів відомості, необхідні для роботи |
| 5 | інформувати керівництво підприємства про стан роботи з документами і вносити пропозиції щодо її поліпшення |
| 6 | брати участь у засіданнях і нарадах, що проводяться на підприємстві, у разі розгляду на них питань роботи з документами |
Організаційні питання роботи штатних одиниць архівного підрозділу
Для забезпечення повноцінної роботи архіву до штатного розпису підприємства вводиться посада завідувача архіву.
При цьому коло обов’язків працівників архіву визначається посадовими інструкціями, які затверджує керівник підприємства.
Рекомендація! Формуючи такі посадові інструкції доцільно врахувати положення Довідника кваліфікаційних характеристик, який розкриває завдання та обов’язки завідувача архіву (розділ «Керівники») та архіваріуса (розділ «Технічні службовці»).
Не зайвим буде включити до посадових інструкцій таких працівників, як завідувач канцелярії, діловод, секретар керівника, інспектор з кадрів тощо положення, які зобов’яжуть останніх готувати і передавати документи до архіву підприємства, складати описи справ тощо.
Планування роботи архіву
Передусім нагадаємо, що річне планування роботи архіву починають із визначення головних завдань роботи архіву на рік з урахуванням бюджету робочого часу (п. 1 гл. 1 розд. ХІІІ Правил № 1000/5). При цьому річний план складають за формою, наведеною в додатку 47 до зазначених Правил.
План підписує завідувач архіву (особа, відповідальна за архів) і затверджує керівник підприємства або структурного підрозділу, до складу якого входить архів.
Крім, підготовки річного плану формують також і графік приймання справ від структурних підрозділів (п. 2 гл. 1 розд. ХІІІ Правил № 1000/5).
У ньому зазначають найменування структурних підрозділів, у діяльності яких створюються архівні документи, строк їх приймання, а також назви посад, ініціали та прізвища осіб, відповідальних за передачу документів до архіву підприємства. Графік складають у розрізі місяців або кварталів.
Графік приймання справ погоджують керівники структурних підрозділів, підписує завідувач архіву (особа, відповідальна за архів) і затверджує керівник підприємства.
Зверніть увагу! Якщо підприємство не має структурного поділу, такий графік не складають.
За підсумками роботи архіву складають звіт про виконання річного плану за аналогічною формою плану, а також з додаванням видів робіт, що виконані поза планом, та відомостей про виконання графіка. Останні включаються в кінці звіту окремими розділами.
Звіти підписуються керівником архіву (особою, відповідальною за архів). Один примірник звіту за необхідності може направлятися до відповідної архівної установи.
Облік праці в архіві ведеться в табелі обліку робочого часу за формою, встановленою для підприємства в цілому.
В архівах, де працюють декілька працівників, додатково ведуться індивідуальні щоденники обліку праці, у яких зазначаються обсяги робіт, виконані кожного робочого дня.
