При обеспечении надлежащей работы с документацией на предприятии следует уделить внимание организации делопроизводства и позаботиться о соответствующем кадровом обеспечении. В этой статье сосредоточимся на основных аспектах в этой сфере.
Чаще всего, организация делопроизводства на предприятии возлагается на:
- самостоятельные структурные подразделения по делопроизводству (документационному обеспечению);
- общие отделы;
- канцелярии и т. п.;
- или лицо, ответственное за делопроизводство на предприятии – секретаря, делопроизводителя и т. п.
При этом организация делопроизводства в структурных подразделениях предприятий возлагается на специально уполномоченное для этого лицо, в должностной инструкции которого указываются эти обязанности.
Предприятия организуют делопроизводство в соответствии с утвержденной инструкцией по делопроизводству. При этом архив предприятия является самостоятельным структурным подразделением или входит в состав службы делопроизводства.
Напомним: архив предприятия – структурное подразделение (ответственное за ведение архива лицо предприятия), организующее и обеспечивающее прием, накопление архивных документов, их учет, хранение и пользование ими.
В малочисленных предприятиях назначается лицо, ответственное за ведение архива.
Учтите: служба делопроизводства и архив, если они являются структурными подразделениями, работают на основании согласованных и утвержденных положений о них.
Если функции организации делопроизводства на предприятии или ведение архива предприятия возложены на ответственное лицо, в должностной инструкции должностного лица указываются эти обязанности, его права и ответственность.
Обратите внимание! Руководство предприятия обязано обеспечить архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.
Основы организации архива на предприятии
Архив может создаваться как самостоятельное структурное подразделение предприятия или входить в состав службы делопроизводства.
На предприятиях с небольшой численностью работающих назначают лицо, ответственное за ведение архива предприятия (п. 8 разд. I Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденные приказом Минюста от 18.06.2015 г. № 1000/5 (далее – Правила № 1000/5)).
Если архив является самостоятельным подразделением, он работает на основании Положения[1] об архиве предприятия (п. 9 разд. и Правил № 1000/5).
Такое Положение разрабатывают с учетом рекомендаций Укргосархива (ч. 4 ст. 32 Закона Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» от 24.12.93 г. № 3814-XII).
Рекомендация! При его разработке следует опираться на Типовое положение об архивном подразделении государственного органа, органа местного самоуправления, государственного и коммунального предприятия, учреждения и организации, утвержденное приказом Минюста от 10.02.2012 г. № 232/5 (далее – Типовое положение № 232) , а также Примерное положение об архиве (архивном подразделении) объединений граждан, предприятий, учреждений, организаций, основанных на коллективной и частной формах собственности, одобрено протоколом Методкомиссии Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 13.11.96 г. № 7 (далее – Примерное положение № 7).
Решение об одобрении Положение об архиве предприятия принимает экспертная комиссия (далее – ЭК) предприятия (п. 5 гл. 1 разд. V Правил № 1000/5).
При этом если на предприятии создаются документы Национального архивного фонда (далее – НАФ), то одобренный ЭК проект Положения должен быть подан для одобрения в экспертно-проверочной комиссией (далее – ЭПК) государственного архива (ЭК архивного отдела районной, районной в г. Киеве) госадминистраций или горсовета) (п. 4 гл. 1 разд. V Правил №1000/5).
После прохождения всех этапов подготовленное Положение об архиве утверждает руководитель предприятия.
Формирование положения об архиве
Кроме стандартных опций, которыми наполняют все другие положения о структурных подразделениях предприятия, в Положение об архиве следует включить особый функционал. Ориентировочный его список проиллюстрируем в виде таблицы
Таблица
| № п/п | Содержание положения |
| Задание архивного подразделения: | |
| 1 | прием от структурных подразделений предприятия и хранение архивных документов |
| 2 | контроль совместно со службой делопроизводства за состоянием хранения и правильностью оформления документов в структурных подразделениях предприятия |
| 3 | участие в составлении сводной номенклатуры дел, проверка соответствия формирования документов в дела утвержденной номенклатуре |
| 4 | ведение государственного учета документов НАФ и подача сведений об их количестве по установленной форме соответствующему государственному архивному учреждению (архивному отделу горсовета) |
| 5 | проведение предварительной экспертизы ценности документов, находящихся на хранении, составление и подача на рассмотрение ЭК предприятия проектов описей дел постоянного и длительного (более 10 лет) хранения, описей дел по кадровым вопросам (личному составу), актов об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ, актов об изъятии документов из НАФ, актов о непоправимых повреждениях документов |
| 6 | создание и усовершенствование справочного аппарата к архивным документам |
| 7 | организация пользования архивными документами, выдача архивных справок, копий, извлечений из документов юридическим и физическим лицам согласно Правилам № 1000/5 |
| 8 | подготовка и передача документов НАФ в соответствующее государственное архивное учреждение, архивный отдел горсовета |
| 9 | участие в мероприятиях по повышению профессиональной квалификации работников предприятия, отвечающих за работу с документами |
| Права архивного подразделения: | |
| 1 | требовать от структурных подразделений передачи на хранение документов, оформленных в соответствии с действующими государственными стандартами и правилами |
| 2 | возвращать структурным подразделениям документы, оформленные с нарушением установленных требований |
| 3 | давать структурным подразделениям рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию архивного подразделения |
| 4 | запрашивать от структурных подразделений сведения, необходимые для работы |
| 5 | информировать руководство предприятия о состоянии работы с документами и вносить предложения по ее улучшению |
| 6 | участвовать в заседаниях и совещаниях, проводимых на предприятии, в случае рассмотрения на них вопросов работы с документами |
[1] Положение – это организационно-правовой документ, устанавливающий порядок создания структурного подразделения, его задачи, функции, права и обязанности, организацию работы, отношения с другими структурными подразделениями предприятия.
Организационные вопросы работы штатных единиц архивного подразделения
Для обеспечения полноценной работы архива в штатное расписание предприятия вводится должность заведующего архивом.
При этом круг обязанностей работников архива определяется должностными инструкциями, которые утверждает руководитель предприятия.
Рекомендация! Формируя такие должностные инструкции целесообразно учесть положения Справочника квалификационных характеристик, раскрывающего задачи и обязанности заведующего архивом (раздел «Руководители») и архивариуса (раздел «Технические служащие»).
Нелишне будет включить в должностные инструкции таких работников, как заведующий канцелярией, делопроизводитель, секретарь руководителя, инспектор по кадрам и т. п. положения, которые обяжут последних готовить и передавать документы в архив предприятия, составлять описания дел и т. д.
Планирование работы архива
Прежде всего, напомним, что годовое планирование работы архива начинают с определения главных задач работы архива в год с учетом бюджета рабочего времени (п. 1 гл. 1 разд. ХІІІ Правил № 1000/5). При этом годовой план составляют по форме, приведенной в приложении 47 к указанным Правилам.
План подписывает заведующий архивом (лицо, ответственное за архив) и утверждает руководитель предприятия или структурного подразделения, в состав которого входит архив.
Кроме того, подготовки годового плана формируют также и график приема дел от структурных подразделений (п. 2 гл. 1 разд. ХІІІ Правил № 1000/5).
В нем указывается наименование структурных подразделений, в деятельности которых создаются архивные документы, срок их приема, а также названия должностей, инициалы и фамилии лиц, ответственных за передачу документов в архив предприятия. График составляется в разрезе месяцев или кварталов.
График приема дел согласовывают руководители структурных подразделений, подписывает заведующий архивом (лицо, ответственное за архив) и утверждает руководитель предприятия.
Обратите внимание! Если у предприятия нет структурного разделения, такой график не составляется.
По итогам работы архива составляется отчет о выполнении годового плана по аналогичной форме плана, а также с добавлением видов работ, выполненных вне плана, и сведений о выполнении графика. Последние включаются в конце отчета отдельными разделами.
Отчеты подписываются руководителем архива (лицом, ответственным за архив). Один экземпляр отчета при необходимости может направляться в соответствующее архивное учреждение.
Учет труда в архиве ведется в табеле учета рабочего времени по форме, установленной на предприятии в целом.
В архивах, где работает несколько работников, дополнительно ведутся индивидуальные дневники учета труда, в которых указываются объемы работ, выполненные каждый рабочий день.
