Відскановані документи та їх зберігання – важливий момент для організації роботи будь-якого підприємства. Це необхідно як для поточного документообігу, так і для електронного архівування. З малими обсягами легко впораються колеги на штатній техніці. Проблема виникає зі скануванням особливих документів, широкоформатних файлів, книг та інших, які вважаються більш трудомісткими та потребують спеціалізованого обладнання. Саме в таких випадках й звертаються до професійного сканування.
Які можливості професійного сканування?
Оцифрувати документи можна різним офісним обладнанням, більша частина з якого не зовсім підходить: повільна робота, не той формат або, що найголовніше в цій справі, низька точність даних.
Інша справа – послуги професійного сканування на спеціалізованій периферії та ліцензійному програмному забезпеченні.
Які можливості такого сканування:
- скануються документи будь-якого формату/колірності, починаючи від простих текстових файлів, закінчуючи кресленнями та навіть фотографіями;
- оцифрування будь-якого першоджерела, будь-якого типу паперу, незалежно від його розміру та товщини;
- висока точність інформації, що передається – важлива деталь при роботі з першоджерелами, в яких є дрібні деталі;
- документи оцифровуються набагато швидше, оскільки спеціалізована техніка технічно працює дуже швидко, що є додатковою перевагою;
- відскановані документи приведено у придатний для подальшої роботи вигляд.
Ключові переваги професійного сканування документів
Орім широкого спектра функціональних можливостей такої техніки, ви суттєво заощадите сили та час Ваших колег, немає потреби купувати спеціальні програмні продукти для поділу або об’єднання документів та ін. Замовивши послуги професійного сканування паперових документів, Ви, окрім спеціалізованої техніки, отримуєте працівників з великим досвідом, які виконають роботу в найкоротші терміни й точно, без промахів.
Саме тому такі послуги – це гарантія якісної роботи за короткий проміжок часу за мінімальних витрат.
Як відбувається процес обробки інформації?
Після того, як фахівці оцифрують паперові документи, є необхідність перевірити отриману інформацію. Зазвичай візуальної перевірки вистачає, оскільки режими сканування на обладнанні налаштовані належним чином, а це означає, що можна обійтися без додаткової обробки цифрових даних.
Потім відбувається розпізнання відсканованої інформації, процес атрибутування та індексування для подальшого її пошуку в системі документообігу.
А також, доступна функція розпізнавання текстової частини, аби була можливість редагувати її у спеціальному ПЗ.
TIFF або PDF – вибираємо формат
Якщо ви маєте на меті отримати файл з максимальною якістю, то вам потрібен формат TIFF (його використовують для растрових зображень). Це розширення відмінно підходить для регулярного користування відсканованими документами та їхнього архівування. Єдиний недолік — файли виходять досить місткі та займають багато місця на жорсткому диску. Тому й їх передача займає багато часу. PDF – набагато частіше використовується для зберігання документів або їх пересилання. Документи з цим розширенням займають трохи місця, але зчитуються більшістю програм на комп’ютерах. Файли у такому форматі не лише скануються, але ще й можуть бути розпізнані та відредаговані надалі. Це найкращий варіант для різних маніпуляцій з інформацією.
