Отсканированные документы и их хранение – важный момент в организации работы любого предприятия. Это необходимо как для текущего документооборота, так и для электронного архивирования. С малыми объемами легко справляются коллеги на штатной технике. Проблема возникает со сканированием особых документов, широкоформатных файлов, книг и прочих, которые считаются более трудозатратными и нуждаются в специализированном оборудовании. Именно в таких случаях и обращаются к услугам профессионального сканирования.
Какие возможности у профессионального сканирования?
Оцифровать документы можно различным офисным оборудованием, большая часть из которого не совсем подходит: медленная работа, не тот формат или, что самое главное в этом деле, низкая точность передаваемых данных.
Другое дело – услуги профессионального сканирования на специализированной периферии и лицензионном программном обеспечении.
Какие возможности у такого сканирования:
- сканируются документы любого формат/цветности, начиная от простых текстовых файлов, заканчивая чертежами и даже фотографиями;
- оцифровка любого первоисточника, любого типа бумаги, независимо от ее размера и толщины;
- высокая точность передаваемой информации – важная деталь при работе с первоисточниками, в которых есть мелкие детали;
- документы оцифровываются намного быстрее, так как специализированная техника технически работает очень быстро, что выступает дополнительным преимуществом;
- отсканированные документы приведены в пригодный для последующей работы вид.
Ключевые преимущества профессионального сканирования документов
Помимо широкого спектра функциональных возможностей такой техники, вы существенно сэкономите силы и время ваших коллег, нет необходимости покупать специальные программные продукты для разделения или объединения документов и пр. Заказав услуги профессионального сканирования бумажных документов, вы, помимо специализированной техники, в распоряжение получаете работников с большим опытом, которые выполнят работу в кратчайшие сроки и точно, без промахов.
Именно поэтому такие услуги – гарантия качественной работы в короткий промежуток времени при минимальных затратах.
Как происходит процесс обработки информации?
После того как специалисты оцифруют бумажные документы, есть необходимость проверить полученную информацию. Обычно визуальной проверки хватает, так как режимы сканирования на оборудовании настроены должным образом, а значит можно обойтись и без дополнительной обработки цифровых данных.
Затем, происходит распознание отсканированной информации, процесс атрибутирования и индексирования для дальнейшего ее поиска по системе документооборота.
Кроме того, доступна функция распознания текстовой части, чтоб можно было его редактировать в специальном ПО.
TIFF или PDF – выбираем формат
Если вы преследуете цель получить файл с максимальным качеством, то вам нужен формат TIFF (его используют для растровых изображений). Это расширение отлично подходит для регулярного обращения отсканированных документов и их архивирования. Единственный его недостаток – файлы получаются довольно емкие и занимают много места на жестком диске. Поэтому и передача их занимает много времени. PDF – намного чаще используется при хранении документов или их пересылки. Документы с этим разрешением занимают немного места, читаются большинством приложений на компьютерах. Файлы в таком формате не только сканируются, но еще и могут быть распознаны и отредактированы в дальнейшем. Это лучший вариант для различных манипуляций с информацией.
