Порядок знищення документів зі строком зберігання, що закінчився

Редакція 2022 року

Просто так знищити документи, які перебувають у розпорядженні підприємства не можна, адже є певний порядок дій, що мають супроводжувати таке знищення. Саме про нього піде мова у запропонованій статті.

Спершу нагадаємо: документи, щодо яких закінчився строк зберігання, передбачений Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. № 578/5 (далі – Перелік № 578/5), можуть бути знищені.

При цьому слід врахувати певні вимоги, передбачені Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 р. № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5).

На замітку! Ці Правила встановлюють єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності (далі – підприємства). При цьому, Правила № 1000/5 є нормативно-правовим актом, обов’язковим для виконання всіма підприємствами.

Отже, які ж саме вимоги слід врахувати?

По-перше, вилучення документів для знищення здійснюється тільки після проведення експертизи їх цінності (п. 1 гл. 1 розд. V Правил № 1000/5).

По-друге, відбір документів для подальшого знищення на підставі заголовків справ в описі або номенклатурі справ заборонено. Тобто має бути проведено поаркушний перегляд кожної справи (п. 5 гл. 2 розд. V Правил № 1000/5).

По-третє, процедура вилучення документів для знищення обов’язково оформлюється відповідно до вимог Правил № 1000/5.

Комплектація документів

На підставі поданих структурними підрозділами актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (далі – НАФ), що підлягають знищенню у зв’язку із закінченням строків їх зберігання, та проведеної експертизи цінності документів в архіві установи складається акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, за формою, наведеною в додатку 15 до Правил № 1000/5.

Підприємства, у діяльності яких утворюються документи НАФ, подають схвалені експертною комісією (далі – ЕК) підприємства акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, разом з описами справ постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) на розгляд експертно-перевірної  комісії (далі – ЕПК) або ЕК державної архівної установи, ЕК архівного відділу міської ради, у зоні комплектування якої перебуває підприємство.

При цьому підприємства, у діяльності яких НЕ утворюються документи НАФ, подають схвалені ЕК підприємства акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, разом з описами справ з кадрових питань (особового складу) на розгляд ЕПК (ЕК) державної архівної установи, ЕК архівного відділу міської ради, у зоні комплектування якої перебуває підприємство.

Погоджені (схвалені) акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, затверджуються керівником підприємства, після чого підприємство вправі знищити документи.

Особливості комплектації бухгалтерської документації

У разі внесення до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, первинної фінансової та бухгалтерської документації підприємства до такого акту додається довідка про проведення перевірки органами ДПСУ.

Серед іншого, у  цій довідці зазначаються відомості про наявність або відсутність:

• фінансових операцій, що відповідно до вимог законодавства підлягають фінансовому моніторингу, за зазначені в акті роки;
• спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами проваджень у справах.

Така довідка підписується керівником підприємства та скріплюється печаткою (за наявності).

Порядок дій у разі дострокового знищення бухгалтерських документів

Відповідно до п. 6.10 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88, у разі пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітності керівник підприємства:

• письмово повідомляє про це правоохоронні органи;
• наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення.

На замітку! Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду.

Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджується керівником підприємства.

Копія акта надсилається в 10-денний строк:

• органу, в сфері управління якого перебуває підприємство;
• територіальному органу ДПСУ.

Крім того, особливий порядок дій із втраченими документами встановлює Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI (далі – ПКУ).

Відповідно до ст. 44.5 ПКУ у разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів, зазначених в п. п. 44.1 і 44.3 ПКУ, платник податків зобов’язаний у 5-денний строк з дня такої події письмово повідомити (із наданням оформлених відповідно до законодавства документів, підтверджуючих настання події, що призвела до такої втрат, пошкодження або дострокового знищення документів) ДПСУ за місцем обліку в порядку, встановленому ПКУ для подання податкової звітності, та ДМС.

Зверніть увагу! Платник податків зобов’язаний відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу.

Передача документів на знищення

Справи, відібрані для знищення, передаються організаціям, що спеціалізуються на професійному конфіденційному знищенні документів, наприклад, Райссвольф Україна. Теоретично можна здати документи підприємствам, що спеціалізуються на заготівлі вторинної сировини (макулатурникам) – але це небезпечно з точки зору безпеки, адже ніхто в цьому випадку не дасть гарантії збереження вашої інформації. У будь-якому з цих випадків ви повинні отримати накладну, в якій вказується вага переданої макулатури.

Дата здачі документів, їх вага та номер накладної вказуються в актах про вилучення документів для знищення.

Зверніть увагу! Якщо до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, включено документи з грифом обмеження доступу, такі документи знищують шляхом подрібнення, спалювання або іншим способом, що унеможливлює їх прочитання та відновлення.

При цьому в кінці акта додатково робиться запис про знищення відповідних документів із зазначенням прізвищ, ініціалів членів ЕК підприємства, наприклад:

Відповідальність за збереженість документів

Відповідальність за збереженість службових документів та інформації, яку вони містять, функціонування системи захисту документаційного фонду від незаконного доступу, втрату і несанкціоноване знищення документів, порушення правил користування документами несе керівник підприємства.

При цьому, за зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах відповідають їх керівники (п. 6 розд. І Правил № 1000/5).

Врахуйте, що відповідальність за збереження оброблених документів, облікових регістрів і звітності протягом встановленого законодавством строку, несе власник або керівник підприємства (п. 3 ст. 8 Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” від 16.07.99 р. № 996-XIV).

Важливо! Пряма кримінальна відповідальність передбачена лише за умисне знищення, псування або приховування офіційних і приватних документів (ст. 357 Кримінального кодексу України від 05.04.2001 р. № 2341-III (далі – ККУ).

Незважаючи на те, що прямої відповідальності безпосередньо за втрату бухгалтерської документації чинним законодавством не передбачено, відсутність таких документів може спричинити порушення інших законодавчих норм (див. табл.)

Таблиця