Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Редакция 2022 года

Просто так уничтожить находящиеся в распоряжении предприятия документы нельзя, ведь есть определенный порядок действий, которые должны сопровождать такое уничтожение. Именно о нем пойдет речь в предложенной статье.

Для начала напомним: документы, с истекшим сроком хранения, предусмотренный Перечнем типовых документов, создаваемых в деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Минюста от 12.04.2012 г. № 578/5 (далее – Перечень № 578/5), могут быть уничтожены.

При этом следует учесть определенные требования, предусмотренные Правилами организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, учреждениях и организациях, утвержденные приказом Минюста от 18.06.2015 г. № 1000/5 (далее – Правила №1000/5).

На заметку! Эти правила устанавливают единые требования по созданию управленческих документов и работе со служебными документами, а также порядок их архивного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях независимо от форм собственности (далее – предприятия). При этом Правила №1000/5 является нормативно-правовым актом, обязательным для выполнения всеми предприятиями.

Итак, какие же требования следует учесть?

Во-первых, изъятие документов для уничтожения осуществляется только после проведения экспертизы их ценности (п. 1 гл. 1 разд. V Правил № 1000/5).

Во-вторых, отбор документов для дальнейшего уничтожения на основании заголовков дел в описании или номенклатуре дел запрещен. То есть должен быть проведен полистный пересмотр каждого дела (п. 5 гл. 2 разд. V Правил № 1000/5).

В-третьих, процедура изъятия документов для уничтожения обязательно оформляется в соответствии с требованиями Правил № 1000/5.

Комплектация документов

На основании поданных структурными подразделениями актов об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в Национальный архивный фонд (далее – НАФ), подлежащих уничтожению в связи с истечением сроков их хранения, и проведенной экспертизы ценности документов в архиве учреждения составляется акт об изъятии уничтожение документов, не внесенных в НАФ, по форме, приведенной в приложении 15 к Правилам № 1000/5.

Предприятия, в деятельности которых образуются документы НАФ, представляют одобренные экспертной комиссией (далее – ЭК) предприятия акты об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ, вместе с описаниями дел постоянного хранения и по кадровым вопросам (личному составу) на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (далее – ЭПК) или ЕК государственного архивного учреждения, ЭК архивного отдела городского совета, в зоне комплектования которого находится предприятие.

При этом предприятия, в деятельности которых НЕ образуются документы НАФ, представляют одобренные ЭК предприятия акты об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ, вместе с описаниями дел по кадровым вопросам (личному составу) на рассмотрение ЭПК (ЭК) государственного архивного учреждения, ЭК архивного отдела городского совета, в зоне комплектования которого находится предприятие.

Согласованные (одобренные) акты об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ, утверждаются руководителем предприятия, после чего предприятие вправе уничтожить документы.

Особенности комплектации бухгалтерской документации

В случае внесения в акт об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ, первичной финансовой и бухгалтерской документации предприятия к такому акту приобщается справка о проведении проверки органами ГНСУ.

Среди прочего в этой справке указываются сведения о наличии или отсутствии:

• финансовых операций, которые в соответствии с требованиями законодательства подлежат финансовому мониторингу, за указанные в акте годы;
• споров (разногласий), возбуждения уголовных дел, открытие судами производств по делам.

Такая справка подписывается руководителем предприятия и скрепляется печатью (при наличии).

Порядок действий при досрочном уничтожении бухгалтерских документов

Согласно п. 6.10 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденном приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88, в случае пропажи или уничтожения первичных документов, учетных регистров и отчетности руководитель предприятия:

• письменно уведомляет об этом правоохранительные органы;
• приказом назначает комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения.

На заметку! Для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, утверждаемым руководителем предприятия.

Копия акта направляется в 10-дневный срок:

• органу, в сфере управления которого находится предприятие;
• территориальному органу ГНСУ.

Кроме того, особый порядок действий с утраченными документами устанавливает Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI (далее – НКУ).

Согласно ст. 44.5 НКУ при утрате, повреждении или досрочном уничтожении документов, указанных в п. п. 44.1 и 44.3 НКУ, налогоплательщик обязан в 5-дневный срок со дня такого события письменно сообщить (с предоставлением оформленных в соответствии с законодательством документов, подтверждающих наступление события, которое привело к такой потере, повреждению или досрочному уничтожению документов) ГНСУ по месту учета в порядке, установленном НКУ для представления налоговой отчетности, и ГТС.

Обратите внимание! Налогоплательщик обязан восстановить утраченные документы в течение 90 календарных дней со дня, следующего за днем ​​поступления сообщения в контролирующий орган.

Передача документов на уничтожение

Дела, отобранные для уничтожения, передаются организациям, специализирующимся на профессиональном конфиденциальном уничтожении документов, например Райссвольф Украина. Теоретически можно сдать документы предприятиям специализирующимся на заготовке вторичного сырья (макулатурщикам) – но это опасно с точки зрения безопасности, ведь никто в этом случае не даст гарантии сохранности вашей информации. В любом из этих случаев вы должны получить накладную, в которой указывается вес переданной макулатуры.

Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются в актах об изъятии документов по уничтожению.

Обратите внимание! Если в акт об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ, включены документы с грифом ограничения доступа, такие документы уничтожают путем измельчения, сжигания или иным способом, что делает невозможным их прочтение и восстановление.

При этом в конце акта дополнительно делают запись об уничтожении соответствующих документов с указанием фамилий, инициалов членов ЭК предприятия, например:

Ответственность за сохранность документов

Ответственность за сохранность служебных документов и содержащуюся в них информацию, функционирование системы защиты документационного фонда от незаконного доступа, утрату и несанкционированное уничтожение документов, нарушение правил пользования документами несет руководитель предприятия.

При этом за содержание, качество подготовки и оформления на должном уровне документов, а также организацию делопроизводства и хранение документов в структурных подразделениях отвечают их руководители (п. 6 разд. и Правил № 1000/5).

Учтите, что ответственность за сохранность обработанных документов, учетных регистров и отчетности в течение установленного законодательством срока несет владелец или руководитель предприятия (п. 3 ст. 8 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996 -XIV).

Важно! Прямая уголовная ответственность предусмотрена только за умышленное уничтожение, порчу или сокрытие официальных и частных документов (ст. 357 Уголовного кодекса Украины от 05.04.2001 г. № 2341-III (далее – УКУ)).

Несмотря на то, что прямая ответственность непосредственно за потерю бухгалтерской документации действующим законодательством не предусмотрена, отсутствие таких документов может повлечь за собой нарушение других законодательных норм (см. табл.).

Таблица