РВ штрихкод

Штрих-коди та їх використання в архівуванні документів

Бажаєте скоротити витратну частину щодо ведення електронних архівів та підвищити їхню якість? Вам потрібно штрих-кодування файлів. Перед тим, як відсканувати документ, на нього буде наклеєна відповідна етикетка. Завдяки цьому надалі буде зручно миттєво знайти потрібний документ у базі із занесеними заздалегідь файлами. Для цього потрібен буде лише ручний сканер штрих-коду.

У яких випадках необхідне штрих-кодування

За допомогою такої не хитрої штуки, як штрих-кодування, у Вас з’явиться можливість провести оптимізацію всіх бізнес-процесів та повністю привести в автоматизований вигляд весь документообіг на підприємстві. Особливо це актуально в організаціях, які працюють із великими масивами даних. Тому найбільш популярні сфери використання штрих-кодування – банківська та логістична. Саме в цих сферах найчастіше використовується потокове введення даних по електронній системі.

Робота з документами та види штрих-кодів, що використовуються

Що таке штрих-код? Це комбінація з білих та чорних смуг, яку зчитують за допомогою спеціального сканера, і яка потім перетворюється на певну (заздалегідь задану) інформацію в електронному вигляді. Такий вид маркування в звичайному його прояві у магазинах давно не новація. Використання такого шифрування у документообігу – явище відносно нове.

Які переваги штрих-кодування документів

Переваг цього методу шифрування інформації декілька:
  • у штрих-коді документа може міститися реєстраційна інформація (номер та дата), невеликий опис, дані про відправника та одержувача, особливі позначки або інша необхідна інформація;
  • використовувати можна одновимірні (лінійні) штрих-коди або двовимірні (вони називаються промисловими). Перший варіант має ключову перевагу — його можна відсканувати абсолютно будь-яким пристроєм. Проте промислові можуть містити в собі набагато більше необхідної інформації, займаючи при цьому набагато менше місця.
  • оперативне проведення робіт з документами;
  • зменшення навантаження на працівників, що займаються веденням документообігу;
  • мінімізація процесу втрати документів чи наявності в них помилок

Професійне штрих-кодування документів

Цей процес дуже відповідальний та потребує наявності спеціальних широкоформатних сканерів, принтерів зі спеціальними наклейками, інше дороге технічне обладнання та програмний продукт. Завдяки такому оснащенню можна в найкоротший термін провести великий обсяг штрих-кодування та сканування масивів документів на якісному рівні. Які документи потрібно штрих-кодувати для архівації насамперед:
  • Договори, які регулярно використовуються в роботі з контрагентами.
  • Первинна документація, до переліку якої найчастіше потрапляють: рахунки, акти виконаних робіт/наданих послуг, накладні та інші.
  • Кадрова документація. Це необхідно у зв’язку з тривалим терміном зберігання таких файлів та швидкої роботи з ними надалі.

Процес роботи з архівом після нанесення штрих-коду

90% випадків документи систематизуються за хронологією чи за видом файлів. Це необхідно, щоб у майбутньому доступ до документів був максимально зручним. Далі документи розподіляються за терміном «придатності» та видом, відбувається процес їх опису. Бувають ситуації, коли термін документа минув, до нього складається Акт та відповідно до чинного законодавства такий файл знищується. Важливий етап формування електронного архіву – це правильно його оформити та скласти опис, в якому вказуються: повна назва, кількість сторінок/аркушів, термін зберігання та ін. Коли актуально проводити штрих-кодування та подальшу архівацію?
  • відсутні власні ресурси та обладнання для такої процедури;
  • потрібні професійні фахівці у цій галузі;
  • потрібна додаткова робота з такими документами.
Довірити справу професіоналам – це повний спокій, що не буде проблем під час перевірки, відсутність штрафів та санкцій, порядок у документах та правильне ведення ділової документації. Довіряти таку роботу досвідченим фахівцям означає виконання роботи без будь-яких помилок чи погрішностей, суворо відповідно до закону та правил ведення документообігу.

Заповніть форму

[hcaptcha]
A 5-Star Service for Writing Essays Online Professional Writing Services for Professional Results Review: Buy an Essay Cheap The Best Service to Write My Essay Experienced Writers Providing Quality Essays On Time