Хотите сократить затратную часть по ведению электронных архивов и повысить их качество? Вам нужно штрих кодирование файлов. Перед тем как отсканировать документ, на него будет наклеена соответствующая этикетка. Благодаря этому в дальнейшем будет удобная возможность моментально найти нужный документ в базе с занесенными заранее файлами. Для этого нужен будет лишь ручной сканер штрих-кода.
В каких случаях необходимо штрихкодирование
При помощи такой не хитрой штуки, как штрихкодирование, у вас появится возможность провести оптимизацию всех бизнес-процессов и полностью привести в автоматизированный вид весь документооборот на предприятии. Особенно это актуально в организациях, которые работают с большими массивами данных. Поэтому наиболее популярные сферы использования штрихкодирования – банковская и логистическая. Именно в этих сферах чаще всего используется потоковый ввод данных по электронной системе.
Работа с документами и виды используемых штрихкодов
Что такое штрихкод? Это некая комбинация из белых с черными полосами, которую считывают при помощи специального сканнера, и которая затем преобразуется в определенную (заранее заданную) информацию в электронном виде. Такой вид маркирования в обычном проявлении в магазинах давно не новшество. Использование такого шифрования в документообороте – явление относительно новое.
Какие преимущества штрихкодирования документов
Преимуществ у данного метода шифрования информации несколько:
- в штрихкоде документа может содержаться регистрационная информация (номер и дата), небольшое описание, данные об отправителе и получателе, особые пометки или прочая необходимая информация;
- использовать можно одномерные (линейные) штрихкоды или двумерные (они же называются промышленными). Первый вариант имеет ключевое преимущество – его можно считать абсолютно любым устройством. Зато промушленные могут содержать в себе гораздо больше необходимой информации, при этом занимая гораздо меньше места.
- оперативное ведение работы с документами;
- уменьшение нагрузки на работников, которые занимаются ведением документооборота;
- минимизация процесса потери документов или наличия ошибок в них.
Профессиональное штрихкодирование документов
Данный процесс очень ответственный и требует наличие специальных широкоформатных сканеров, принтеров со специальными наклейками, прочее дорогостоящее техническое оборудование и программный продукт. Благодаря такому оснащению можно в кратчайшие сроки провести большой объем штрихкодиования и сканирования массивов документов на качественном уровне.
Какие документы нужно штрихкодировать для архивации в первую очередь
- Договора, которые регулярно используются в работе с контрагентами.
- Первичная документация, в перечень которой чаще всего попадают: счета, акты выполненных работ/оказанных услуг, накладные и прочие.
- Кадровая документация. Это необходимо в связи с длительным сроком хранения таких файлов и быстрой работы с ними в дальнейшем.
Процесс работы с архивом после нанесения штрихкода
90 % случаев документы систематизируются по хронологии или по виду файлов. Это необходимо, чтобы в будущем доступ к документам был максимально удобным. Далее, документы распределяются по сроку «годности» и виду, происходит процесс их описи. Бывают ситуации, когда срок документа истек, к нему составляется Акт и в соответствии с действующим законодательством, такой файл уничтожается. Важный этап формирование электронного архива – правильно его оформить и составить опись, в которой указываются: полное название, количество страниц/листов, срок хранения и пр.
Когда актуально проводить штрихкодирование и последующую архивацию?
- отсутствуют собственные ресурсы и оборудование для такой процедуры;
- нужны профессионалные специалисты в этой области;
- необходима дополнительная работа с такими документами.
Доверить дело профессионалам – полное спокойствие, что не будет проблем при проверке, отсутствие штрафов и санкций, порядок в документах и правильное ведение деловой документации. Доверять такую работу опытным специалистам означает выполнение работы без каких-либо ошибок или неточностей, строго в соответствии с законом и правилами ведения документооборота.
