Документи у паперовій формі займають у житті суб’єктів господарювання все ще чималу частку. Тому корисно буде пригадати основні терміни зберігання найпоширеніших видів документів, що супроводжують діяльність підприємств.
У цілому, основним нормативно-правовим актом, який застосовується для визначення строків зберігання документів, їх відбору на постійне чи тривале зберігання або для знищення, є Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. № 578/5 (далі – Перелік № 578/5).
Нагадаємо: він призначений для використання усіма державними органами та органами місцевого самоврядування, іншими установами, організаціями та підприємствами незалежно від форми власності.
На замітку! Для фізичних осіб-підприємців вимоги озвученого Переліку носять рекомендаційний характер (п. 1.4 Переліку № 578/5).
Порядок визначення строків зберігання
Загалом, для визначення тих чи інших строків зберігання документів Перелік № 578/5 виокремлює дві групи підприємств.
Підприємства, у діяльності яких створюються документи, що:
- підлягають включенню до Національного архівного фонду[1] (далі – НАФ). Строки зберігання таких документів наведено в графі 3 Переліку № 578/5 (п. 2.4 Переліку № 578/5).
- НЕ підлягають включенню до НАФ. Строки зберігання – у графі 4 Переліку № 578/5 (п. 2.5 Переліку № 578/5).
Зважаючи на те, що більшість підприємств не створюють документи НАФ, орієнтуватись достатньо на графу 4 Переліку № 578/5.
При цьому озвучені документи, залежно від строків їх зберігання можна умовно поділити на дві групи:
- документи постійного зберігання (сюди ж відносять і документи НАФ);
- документи з установленим строком зберігання, які після закінчення такого строку можуть бути знищені.
У цю категорію потрапляють:
- документи тривалого зберігання (понад 10 років);
- документи тимчасового зберігання (до 10 років включно).
Обчислення строків зберігання
Загальне правило таке: обчислення строків зберігання документів здійснюється з 1 січня року, який іде за роком завершення їх діловодством.
При цьому, строки зберігання науково-технічної документації обчислюються з 1 січня року, наступного за роком завершення розробки теми, проекту (п. 2.10 Переліку № 578/5).
Строки зберігання документів, визначені Переліком № 578/5, є мінімальними, їх не можна скорочувати (п. 1.7 зазначеного Переліку № 578/5).
Натомість продовжити їх можна, якщо потреба в цьому обумовлена специфікою діяльності підприємства.
Використання особливих позначень
Для покращення навігації у строках зберігання підприємствам слід ознайомитись із спеціальними відмітками, що наведені у Переліку № 578/5.
Озвучимо основні з них.
Документи, що мають строк зберігання, позначений:
- відміткою «Пост.», належать до НАФ і підлягають довічному зберіганню (п. 2.6 Переліку № 578/5);
- відміткою «До ліквідації організації», зберігають безстроково. У разі ліквідації такого підприємства вони підлягають повторній експертизі цінності;
На замітку! За результатами такої експертизи документи, які зачіпають права громадян, передають за описами справ до місцевих архівних установ, створених для зберігання архівних документів, що не належать до НАФ. Якщо такі місцеві архівні установи на відповідній території не створені, зазначені документи передають до державних архівних установ, архівних відділів міськрад (п. 2.7 Переліку № 578/5);
- відміткою «ЕПК», зберігають з умовою, що рішення про внесення таких документів до НАФ або про їх знищення приймають експертно-перевірочні комісії державного архіву (п. 2.8 Переліку № 578/5);
- відміткою «Доки не мине потреба», підприємство визначає самостійно. Утім такий строк не може бути меншим одного року (п. 2.9 Переліку № 578/5).
Інші позначки, які конкретизують установлені цим документом строки зберігання: «Після закінчення строку дії договору», «Після затвердження», «Після заміни новими», «Після зняття виробів з виробництва», «Після введення об’єкта в експлуатацію», означають, що обчислення строків, наведених Переліку № 578/5, здійснюють із зазначеного моменту.
Особливості зберігання бухгалтерських документів
Умовою знищення деяких документів є не лише закінчення встановленого строку їх зберігання, але й закінчення перевірки представниками органів ДПСУ. Така примітка в графі 5 Переліку № 578/5 стосується здебільшого бухгалтерських документів.
В зв’язку із цим слід враховувати певні застереження щодо податкових перевірок, передбачених Податковим кодексом України від 02.12.2010 р. № 2755-VI (далі – ПКУ).
Тобто слід пам’ятати, що податківці вправі, крім випадків, визначених п. 102.2 ПКУ, провести перевірку та самостійно визначити суму грошових зобов’язань платника податків не пізніше закінчення 1095 дня (2555 дня – у разі проведення перевірки операції відповідно до статей 39 і 392 ПКУ), що настає за останнім днем граничного строку подання податкової декларації, звіту про використання доходів (прибутків) неприбуткової організації, визначеної п. 133.4 ПКУ, та/або граничного строку сплати грошових зобов’язань, нарахованих контролюючим органом, а якщо така податкова декларація була надана пізніше, – за днем її фактичного подання (п. 102.1 ПКУ).
При цьому, платники податків зобов’язані забезпечити зберігання:
- первинних документів;
- регістрів бухгалтерського обліку;
- фінансової звітності;
- інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів;
- документів, пов’язаних з виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладений на контролюючі органи;
упродовж не менше 1095 днів з дня подання податкової звітності.
При цьому, якщо звітність не була подана, 1095 днів обчислюють, починаючи з передбаченого ПКУ граничного строку її подання (п. 44.3 ПКУ).
Зверніть увагу! Якщо документи пов’язані з предметом перевірки, яка вже почалася, або проведенням процедури адміністративного оскарження податкового повідомлення-рішення, прийнятого за її результатами, або судового розгляду, такі документи повинні зберігатися до закінчення перевірки і передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менше 1095 днів.
Слід також пам’ятати про такі нюанси.
У п. 102.2 ПКУ передбачені випадки проведення податкових перевірок без дотримання строків давності, встановлених п. 102.1 ПКУ. Тут йдеться, зокрема про випадок, якщо платник податків не подав податкову декларацію за відповідний період.
Крім того, деякі документи можуть знадобитися при перевірках дотримання законодавства про загальнообов’язкове державне соціальне страхування.
Зверніть увагу! Строків давності для перевірки сум ЄСВ, внесків до Пенсійного фонду України, не передбачено.
У разі ліквідації платника податків документи, пов’язані з обчисленням і сплатою податків та зборів, за період діяльності не менше 1095 (2555) днів, що передують даті ліквідації, у встановленому законодавством порядку повинні передаватися до архіву (абз. 2 п. 44.3 ПКУ).
Крім того, законодавство встановлює особливі процедури поводження з документами, що пов’язані із забезпеченням соціального захисту громадян.
Відповідні документи наведено у Переліку видів документів, пов’язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, що мають надходити до архівних установ у разі ліквідації підприємств, установ, організацій, які не належать до джерел формування Національного архівного фонду, затверджений наказом Мін’юсту від 14.03.2013 р. № 430/5.
[1] НАФ – це сукупність архівних документів, які відображають історію духовного і матеріального життя українського народу та інших народів, мають культурну цінність і є надбанням української нації (ст. 1 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24.12.93 р. № 3814-XII.).
