Документы в бумажной форме занимают в жизни субъектов хозяйствования все еще немалую долю. Поэтому полезно будет вспомнить основные сроки хранения наиболее распространенных видов документов, сопровождающих деятельность предприятий.
В целом, основным нормативно-правовым актом, применяемым для определения сроков хранения документов, их отбора на постоянное или длительное хранение или для уничтожения, является Перечень типовых документов, создаваемых в деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Минюста от 12.04.2012 г. № 578/5. (далее – Перечень № 578/5).
Напомним, что он предназначен для использования всеми государственными органами и органами местного самоуправления, прочими учреждениями, организациями и предприятиями независимо от формы собственности.
На заметку! Для физических лиц-предпринимателей требования озвученного Перечня носят рекомендательный характер (п. 1.4 Перечня № 578/5).
Порядок определения сроков хранения
В целом, для определения тех или иных сроков хранения документов Перечень №578/5 выделяет две группы предприятий.
Предприятия, в деятельности которых создаются документы:
- подлежащие включению в Национальный архивный фонд[1] (далее – НАФ). Сроки хранения таких документов приведены в графе 3 Перечня № 578/5 (п. 2.4 Перечня № 578/5).
- НЕ подлежащие включению в НАФ. Сроки хранения – в графе 4 Перечня № 578/5 (п. 2.5 Перечня № 578/5).
Учитывая, что большинство предприятий не создают документы НАФ, ориентироваться достаточно на графу 4 Перечня № 578/5.
При этом озвученные документы в зависимости от сроков их хранения можно условно разделить на две группы:
- документы постоянного хранения (сюда же относят и документы НАФ);
- документы с установленным сроком хранения, которые по истечении такого срока могут быть уничтожены.
В эту категорию попадают:
- документы длительного хранения (более 10 лет);
- документы временного хранения (до 10 лет включительно).
Исчисление сроков хранения
Общее правило таково: исчисление сроков хранения документов осуществляется с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством.
При этом сроки хранения научно-технической документации исчисляются с 1 января года, следующего за годом завершения разработки темы, проекта (п. 2.10 Перечня № 578/5).
Сроки хранения документов, определенные Перечнем № 578/5, минимальны, их нельзя сокращать (п. 1.7 Перечня № 578/5).
Продлить их можно, если потребность в этом обусловлена спецификой деятельности предприятия.
Использование особых обозначений
Для улучшения навигации в сроках хранения предприятиям следует ознакомиться со специальными отметками, перечисленными в Перечне № 578/5.
Озвучим основные из них.
Документы, имеющие срок хранения, отмеченные:
- отметкой «Пост.», принадлежат НАФ и подлежат пожизненному хранению (п. 2.6 Перечня № 578/5);
- отметкой «До ліквідації організації» хранят бессрочно. При ликвидации такого предприятия они подлежат повторной экспертизе ценности;
На заметку! По результатам такой экспертизы документы, затрагивающие права граждан, передают по описаниям дел в местные архивные учреждения, созданные для хранения архивных документов, не принадлежащих к НАФ. Если такие местные архивные учреждения на соответствующей территории не созданы, указанные документы передают в государственные архивные учреждения, архивные отделы горсоветов (п. 2.7 Перечня № 578/5);
- отметкой «ЕПК», сохраняют с условием, что решение о внесении таких документов в НАФ или об их уничтожении принимают экспертно-проверочные комиссии государственного архива (п. 2.8 Перечня № 578/5);
- отметкой «Доки не мине потреба», предприятие определяет самостоятельно. Впрочем, такой срок не может быть меньше одного года (п. 2.9 Перечня № 578/5).
Другие отметки, которые конкретизируют установленные этим документом сроки хранения: «Після закінчення строку дії договору», «Після затвердження», «Після заміни новими», «Після зняття виробів з виробництва», «Після введення об’єкта в експлуатацію», означают, что исчисление сроков, приведенных в Перечне № 578/5, осуществляют с указанного момента.
Особенности хранения бухгалтерских документов
Условием уничтожения некоторых документов является не только окончание установленного срока их хранения, но и окончание проверки представителями органов ГНСУ. Такое примечание в графе 5 Перечня № 578/5 касается в основном бухгалтерских документов.
В связи с этим следует учитывать определенные оговорки относительно налоговых проверок, предусмотренных Налоговым кодексом Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI (далее – НКУ).
Таким образом, следует помнить, что налоговики вправе, кроме случаев, определенных п. 102.2 НКУ, провести проверку и самостоятельно определить сумму денежных обязательств налогоплательщика не позднее окончания 1095 дня (2555 дня – в случае проведения проверки операции соответственно к статьям 39 и 392 НКУ), которая следует за последним днем предельного срока подачи налоговой декларации, отчета об использовании доходов (прибылей) неприбыльной организации, определенной п. 133.4 НКУ, и/или предельного срока уплаты денежных обязательств, начисленных контролирующим органом, а если такая налоговая декларация была предоставлена позже – за днем ее фактического представления (п. 102.1 НКУ).
При этом налогоплательщики обязаны обеспечить хранение:
- первичных документов;
- регистров бухгалтерского учета;
- финансовой отчетности;
- прочих документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов;
- документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы;
не менее 1095 дней со дня представления налоговой отчетности.
Следовательно, если отчетность не была подана, 1095 дней исчисляют, начиная с предусмотренного НКУ предельного срока ее представления (п. 44.3 НКУ).
Обратите внимание! Если документы связаны с предметом уже начавшейся проверки или проведением процедуры административного обжалования налогового уведомления-решения, принятого по ее результатам, или судебного разбирательства, такие документы должны сохраняться до окончания проверки и предусмотренного законом срока обжалования принятых по ее результатам решений и /или разрешение дела судом, но не менее 1095 дней.
Следует также помнить о таких нюансах.
В п. 102.2 НКУ предусмотрены случаи проведения налоговых проверок без соблюдения сроков давности, установленных п. 102.1 НКУ. Здесь речь идет, в частности о случае, если налогоплательщик не подал налоговую декларацию за соответствующий период.
Кроме того, некоторые документы могут понадобиться при проверках соблюдения законодательства об общеобязательном государственном социальном страховании.
Обратите внимание! Сроков давности для проверки сумм ЕСВ, взносов в Пенсионный фонд Украины, не предусмотрено.
В случае ликвидации налогоплательщика документы, связанные с исчислением и уплатой налогов и сборов, за период деятельности не менее 1095 (2555) дней, предшествующих дате ликвидации, в установленном законодательством порядке должны передаваться в архив (абз. 2 п. 44.3 НКУ).
Кроме того, законодательство устанавливает особые процедуры обращения с документами, связанными с обеспечением социальной защиты граждан. Соответствующие документы приведены в Перечне видов документов, связанных с обеспечением социальной защиты граждан, которые должны поступать в архивные учреждения в случае ликвидации предприятий, учреждений, организаций, не относящихся к источникам формирования Национального архивного фонда, утвержденный приказом Минюста от 14.03.2013 г. № 430/5.
[1] НАФ – это совокупность архивных документов, отражающих историю духовной и материальной жизни украинского народа и других народов, имеющих культурную ценность и достояние украинской нации (ст. 1 Закона Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» от 24.12.93 г. № 3814-XII.).
