СЭД

Топ-5 міфів про СЕД: спростуємо чи ні?

Існує думка, що Електронний Документообіг (ЕД) – це ситуація, коли виникає необхідність роздрукувати якийсь документ, розіслати його всім підписантам, а потім знову сканувати для подальшої кореспонденції. Це трактування неправильне, оскільки більшість організацій розуміють значення електронного документообігу інакше.

Диджиталізація файлів сьогодні має масовий характер, оскільки більшість компаній чітко розуміють, яку вигоду отримують, осучаснюючи роботу з документами всередині організації. Для них не обов’язково мати друкувальну техніку, а швидкість роботи в рази зросла, особливо якщо є кілька підписантів.

Але чомусь міфів навколо Системи Електронного Документообігу (СЕД) так і не поменшало. Сьогодні ми розглянемо та постараємося спростувати найпопулярніші 5 міфів. Почнемо!

СЕД та важливі документи — несумісні

Для початку розберемося у відмінності документа, що має юридичну силу та простого листка А4? Правильно: на першому є підпис із печаткою. Але в електронному документі сьогодні використовується цифровий друк із 3 видами цифрових підписів:

  • простий – застосовується лише логін та пароль;
  • некваліфікований (НЕП);
  • кваліфікований (КЕП).

До простого підпису можна додати смс-автентифікацію та ступінь його надійності зросте в рази для певних документів. Тим більше це можна віднести й до НЕП з КЕП, які використовуються при здачі звітів у податковій та держорганах.

Практика показує, що підробка електронного підпису іноді набагато складніша, ніж підпису чорнильною ручкою на паперовому носії.

СЕД = порядок у документообігу

Дивно, але багато хто думає, що СЕД може вирішити проблему плутанини та організувати порядок у документах, як якась чарівна таблетка. На жаль, практика переважної кількості підприємств із системою електронного документообігу демонструє, що ефективність буде лише за:

  • формалізації бізнес-процесів у компанії;
  • організації зони відповідальності кожного із співробітників;
  • чинному регламенті (маршрутизації) руху/змін документації;

Якщо компанія почне впровадження СЕД, не вирішивши перерахованих вище питань, найчастіше процеси ускладнюються, а іноді і зовсім не досягають свого фіналу.

Саме тому розвиток СЕД прийнято вводити одночасно з впровадженням Business Process Management систем (BPM). Вони дуже рятують в управлінні бізнес-процесами, при цьому відбувається необхідний коннект з рухом документів при обробці запитів клієнта.

СЕД: просто впровадь і відразу користуйся

Більшість компаній при замовленні впровадження СЕД, чинять так само, як при купівлі виробничого обладнання. Вони очікують, що розробник все виконає самостійно: починаючи з установки, закінчуючи налаштуванням. При цьому відразу систему можна буде запустити та активно використовувати.

Такий сценарій розвитку має місце лише у «коробочних» рішень, які на практиці виявляються менш гнучкими й найчастіше їх переглядають щодо принципу роботи для налаштування під діючу систему.

На заміну таким рішенням, багато розробників віддають перевагу більш гнучким варіантам, в основі яких Low-code платформи. Їм також потрібне налаштування, але в цьому випадку з поставленим завданням впорається технічно підкований бізнес-користувач, іноді й без ІТ-спеціалістів. Ключова перевага в автоматичному підстроюванні під існуючі схеми, що дуже зручно для всіх.

Керівництво має пам’ятати, що головним чинником впровадження СЕД є мотивація із зацікавленістю колег, роз’яснення їм, навіщо така модернізація проводиться у роботі. Жоден розробник цього не зробить, це завдання для керівництва.

СЕД не потрібна малому бізнесу

У невеликих компаніях, з колективом до 5 осіб, кадровий облік не потрібен, а файлами обмінюються в месенджерах. Саме тому популярність СЕД на таких підприємствах є дуже низькою. Але й тут спостерігаються зрушення. Зв’язують їх з:

  1. Суттєвою економією часу, співробітники привчаються до «цивілізації та порядку» в документообігу, нема потреби в подальшому навчанні, навіть якщо на підприємстві немає постійного потоку документації, електронна система документообігу набагато швидше допомагає знайти потрібний файл та використовувати готове рішення для роботи з ним.
  2. Темп розвитку компанії пришвидшується. Якщо сьогодні обробка документів тупцює на цифрі 10, то через пів року їх кількість може зрости до 100. І тоді колишні принципи роботи доведеться забути у будь-якому випадку.

Принцип розвитку систем електронного документообігу залежить від розуміння підприємців щодо необхідності таких змін та швидкості їх впровадження, яка якісно впливає на процес роботи. Low-code рішення дуже популярні серед компаній із малою кількістю співробітників. А будь-які подальші рішення на таких підприємствах надалі легко масштабуються, залежно від збільшення документообігу.

Занадто складне впровадження

Використання СЕД відбувається дуже повільними темпами. Головна причина тому – багато бізнесменів бояться труднощів, пов’язаних із новаціями. Таке уявлення виникло через особливості, що виникають у коробкових рішеннях, які:

  • зобов’язують найняти ІТ-фахівців для внесення змін та змін;
  • дають хибне розуміння того, що весь процес роботи буде переведено та адаптовано до нових механізмів;
  • змушують відправляти працівників на курси із СЕД.

Навіть якщо це буде виконано, головні проблеми очікують попереду, коли система пройде інтеграцію з іншими процесами, які використовуються у компанії давно.

І в цій ситуації є хороша альтернатива — Comindware Business Application Platform. Налаштувати цю платформу може простий бізнес-аналітик без допомоги програміста, як і у випадку з платформою Low-code. Звичайний користувач не потребує глибоких знань мови програмування, йому буде видно лише ту інформацію, яка стане в нагоді в процесі роботи.

Ще один плюс такого рішення — його впроваджують поступово, починаючи з азів документообігу, й до поширення на нові файли. За цей період працівники зможуть зрозуміти всі вигоди СЕД та надихнуться подальшим впровадженням й використанням її у роботі.

Саме з цих причин «коробковий» формат дедалі рідше використовується на ринку СЕД.

Заповніть форму

[hcaptcha]
A 5-Star Service for Writing Essays Online Professional Writing Services for Professional Results Review: Buy an Essay Cheap The Best Service to Write My Essay Experienced Writers Providing Quality Essays On Time