Бытует мнение, что Электронный Документооборот (ЭД) – это ситуация, когда возникает необходимость распечатать какой-то документ, разослать его по всем подписантам, а затем снова сканировать для дальнейшей корреспонденции. Эта трактовка не верна, так как большинство организаций понимают значение электронного документооборота – иначе.
Диджитализация файлов сегодня носит массовый характер, поскольку большинство компаний четко понимают, какие выгоды получают, осовременивая работу с документами внутри организации. Для них не обязательно иметь печатную технику, процесс скорости работы в разы вырос, особенно если подписантов несколько.
Но вот мифов, почему-то, вокруг Системы Электронного Документооборота (СЭД) так и не убавилось. Сегодня мы рассмотрим и постараемся опровергнуть наиболее популярные 5 мифов. Начнем!
СЭД и важные документы — несовместимы
Для начала разберемся в отличиях документа, имеющего юридическую силу и простого листка А4? Верно: на первом есть подпись с печатью. Но в электронном документе сегодня используется цифровая печать с 3 видами цифровых подписей:
- простой – применяется только логин и пароль;
- неквалифицированная (НЭП);
- квалифицированная (КЭП).
К простой подписи можно добавить смс-аутентификацию и ее степень надежности вырастет в разы для определенных документов. Тем более это можно отнести и к НЭП с КЭП, которые используются при сдаче отчетов в налоговой и госорганах.
Практика показывает, что подделка электронной подписи иногда намного труднее, чем подпись чернильной ручкой на бумажном носителе.
СЭД = порядок в документообороте
Удивительно, но многие думают, что СЭД может решить проблему путаницы и организовать порядок в документах, как некая волшебная таблетка. Увы, но практика подавляющего количества предприятий с системой электронного документооборота демонстрирует, что эффективность будет только при:
- формализации бизнес-процессов в компании;
- организации зоны ответственности каждого из сотрудников;
- существующем регламенте (маршрутизации) движения/изменения документации;
Если компания начнет внедрение СЭД, не решив вопросы, которые перечислены выше, чаще всего процесс затрудняется, а иногда и совсем не достигает своего финала.
Именно поэтому, развитие СЭД принято вводить одновременно с внедрением Business Process Management систем (BPM). Они очень выручают в управлении бизнес-процессами, при этом происходит нужный коннект с движением документов при обработке запросов клиента.
СЭД: просто внедри и сразу пользуйся
Большинство компаний при заказе внедрения СЭД, поступают так же, как при покупке производственного оборудования. Они ожидают, что разработчик все выполнит самостоятельно: начиная от установки, заканчивая настройкой. При этом сразу систему можно будет запустить и активно использовать.
Такой сценарий развития имеет место быть только у «коробочных» решений, которые на практике оказываются не столь гибкими и часто их пересматривают на предмет принципа работы для настройки под существующую систему.
На замену таким решениям, многие разработчики предпочитают более гибкие варианты, в основе которых Low-code платформы. Им также нужна настройка, но в этом случае с поставленной задачей справится и технически подкованный бизнес-юзер, иногда и без ИТ-спецов. Ключевое преимущество в автоматической подстройке под существующие схемы, что очень удобно для всех.
Руководство должно помнить, что главный фактор внедрения СЭД заключается в мотивации с заинтересованностью коллег, разъяснения им, зачем такая модернизация производится в работе. Ни один разработчик этого не сделает, это задача руководства.
СЭД не нужна малому бизнесу
В не больших компаниях, с коллективом до 5 человек, кадровый учет не нужен, а файлами обмениваются в мессенджерах. Именно поэтому популярность СЭД на таких предприятиях очень низкая. Но и тут наблюдаются сдвиги. Связывают их с:
- Существенной экономией времени, сотрудники приучаются к «цивилизации и порядку» в документообороте, нет необходимости в дальнейшем переучивании, даже если на предприятии нет постоянного потока документации, электронная система документооборота гораздо быстрее помогает найти нужный файл и использовать готовое решение для работы с ним.
- Темп развитие компании ускоряется. Если сегодня обработка документов топчется на цифре 10, то через полгода их количество может возрасти до 100. И тогда, прежние принципы работы придется забыть в любом случае.
Принцип развития систем электронного документооборота зависит от понимания предпринимателей о необходимости таких изменений и скорости их внедрения, которая качественно влияет на процесс работы. Low-code решения очень популярны среди компаний с малым количеством сотрудников. А любые последующие решения в дальнейшем, на таких предприятиях легко масштабируются, в зависимости от увеличения документооборота.
Слишком сложное внедрение
Внедрение СЭД происходит очень медленными темпами. Главная причина тому – многие бизнесмены боятся трудностей, связанных с новшествами. Такое представление возникло на особенностях, которые возникают у коробочных решений, которые:
- обязывают нанять ИТ-специалистов для внесения правок и изменений;
- дают ложное понимание того, что весь процесс работы будет переведен и адоптирован к новым механизмам;
- заставляют отправлять работников на курсы по СЭД.
Даже если все это будет выполнено, главные проблемы ожидают впереди, когда система пройдет интеграцию с другими процессами, которые используются в компании давно.
И в этой ситуации есть хорошая альтернатива — Comindware Business Application Platform. Настроить эту платформу может обычный бизнес-аналитик без помощи программиста, как и в случае с платформой — Low-code. Обычный пользователь не нуждается в глубоких познаниях языка программирования, ему будет видна только та информация, которая пригодится в процессе работы.
Еще один плюс такого решения – его внедряют постепенно, начиная с азов документооборота, и заканчивая распространением на новые файлы. За этот период работники смогут понять все выгоды СЭД и воодушевятся дальнейшим внедрением и использованием ее в работе.
Именно по этим причинам «коробочный» формат все реже используется на рынке СЭД.
