Іноді потреба тримати документи бізнесу в суворій конфіденційності усвідомлюється, а іноді керівники безтурботні: “з ними нічого не станеться”. Але це до першої неприємної історії.
Позаофісним архівним зберіганням документів, як послугою для компаній, почали користуватися в середині 20-го століття у США, у зв’язку з необхідністю захистити інформацію від чужих очей. На сьогодні послуга архівного зберігання для бізнесу — це зручність та економія. Також важливим аргументом на користь архівного зберігання є конфіденційність та фізична безпека документів.
Як же Reisswolf Ukraine забезпечує безпеку зберігання документів?
Під час приймання на зберігання документи поміщаються в спеціальні архівні короби. Вони пломбуються та кожному присвоюється унікальний штрих-код, ніяких надписів про належність документів на зовнішні поверхні коробів не наносять.
Короб отримує у сховищі постійну “адресу” та зберігається знеособленим.
Доступ до архіву має обмежене коло співробітників.
Всередині архівосховища ведеться відеоспостереження 24/7.
Співробітники Райссвольф, які мають доступ до архіву, зобов’язані залишати свої телефони та інші електронні пристрої за його межами, що виключає можливість несанкціонованої фото- і відео фіксації.
Спеціальне програмне забезпечення RWAM і Folderit, призначене для управління паперовими та електронними (відповідно) архівами документів, дозволяє обмежити коло осіб, які зможуть переглядати документи.
Кожна операція з документами, виконана через особистий електронний кабінет компанії, фіксується системою.
Електронні дані зберігаються на серверах, які фізично знаходяться на території країн Євросоюзу та в Австралії.
Всі ці заходи повністю виключають можливість несанкціонованого доступу до Ваших договорів, рахунків, актів та інших даних. Вже 35 років Reisswolf довіряють понад 1 000 компаній в 68 країнах.
