Иногда потребность держать документы бизнеса в строгой конфиденциальности осознается, а иногда руководители беспечны: “с ними ничего не произойдёт”. Но это до первой неприятной истории.
Вне офисным архивным хранением документов, как услугой для компаний, начали пользоваться в середине 20-го века в США в связи с необходимостью оградить информацию от чужих глаз. На сегодня услуга архивного хранения для бизнеса — это удобство и экономия. Также важным аргументом в пользу внеофисного хранения является конфиденциальность и физическая сохранность документов.
Как же Reisswolf Ukraine обеспечивает безопасность хранения документов?
Во время приёма на хранение документы помещаются в специальные архивные короба. Короба пломбируются и каждому присваивается уникальный штрих-код, никаких надписей о принадлежности документов на внешние поверхности коробов не наносится.
Короб получает в хранилище постоянный “адрес” и хранится обезличено.
Доступ в архив имеет ограниченный круг сотрудников.
Внутри архивохранилища ведётся видеонаблюдение 24/7.
Сотрудники Райссвольф, которые имеют доступ в архив, обязаны оставлять свои телефоны и другие электронные устройства за его пределами, что исключает возможность несанкционированной фото- и видео фиксации.
Специальное программное обеспечение RWAM и Folderit, предназначенное для управления бумажными и электронными (соответственно) архивами документов, позволяет ограничить круг лиц, которые смогут просматривать документы.
Каждая операция с документами, произведенная через личный электронный кабинет компании, фиксируется системой.
Электронные данные хранятся на серверах, которые физически находятся на территории стран Евросоюза и в Австралии.
Все эти меры полностью исключают возможность несанкционированного доступа к Вашим договорам, счетам, актам и другим данным. Уже 35 лет Reisswolf доверяют больше 1 000 компаний в 68 странах.
