10 методів впровадження
Організувати електронний документообіг на підприємстві процес не з легких.
І проблематичність полягає не лише у софті. Його можна вдало встановити, але при цьому весь процес буде провальним, або буде використовуватися не повною мірою, що не приноситиме вигоду або стане зовсім незручним.
Саме з цієї причини ми й підготували 10 помилок, які краще не робити, щоб успішно впровадити ЕДО на вашому підприємстві.
Відповідальність на певній людині
На переважній більшості організації вважають, що потрібно створювати робочу групу для впровадження такої системи, причому вона має складатися з позаштатних осіб.
Це помилка!
За такого підходу може виникнути ситуація з кількома ініціаторами того чи іншого процесу, в якому кожен «тягне ковдру на себе». У найкращому разі все зупиниться на стадії переговорів. Важливо призначити одного відповідального, за яким буде останнє слово у стратегії впровадження ЕДО. Звичайно, не без урахування думки колег.
Бюджет та терміни відіграють важливу роль
Калькуляцію запровадження електронного документообігу Вам може надати будь-який вендор – це потрібно для того, щоб на підприємстві могли оцінити свої можливості заздалегідь. Окрім ліцензії, потрібно внести до бюджету процес планування, консультування, налаштування, тестів, установки з навчанням та майбутньої підтримки.
Починати рекомендують з маленького проєкту з коректним плануванням щодо бюджету та жорстким – за терміном. Автоматизація всього й одразу вкрай небажана, оскільки можуть виникнути непередбачені витрати.
Довірте запровадження компетентним людям
Багато клієнтів часто не довіряють підрядникам, тому намагаються вирішити питання самостійно. Таким чином й ховають проєкт впровадження ще на початкових етапах. Тут головне не переоцінювати свої сили. Твереза оцінка власних можливостей та згода на співпрацю з професіоналами вирішує безліч проблем, що виникають на етапі впровадження, та прискорюють його реалізацію у рази.
Підрядники широкого профілю – це не ваш варіант
В інтернеті є гарний жарт про те, що якщо людина розуміється на програмуванні, то вона може розв’язати будь-які проблеми в ІТ області або навіть запрограмувати чайник. Насправді все абсолютно не так. Саме за цим принципом замовники псують собі процес реалізації ЕДО, обираючи такого інтегратора, який розуміється на ІТ. Довірити процес автоматизації електронного документообігу дуже важливо вузькому фахівцю саме у цій сфері.
Не варто відтворювати стару систему ЕД в основі майбутньої
Такий проєкт буде провальним, якщо ухвалити рішення про заміну застарілої програми, яка вже працювала на підприємстві. Найбільша проблема може виникнути, коли буде ухвалено рішення про перенесення до нової системи старих неефективних бізнес-процесів. Тому для початку потрібно провести повну оптимізацію процесів, щоб не забрати з собою «хвіст» проблем, які заважали раніше. Реорганізуйте та обміркуйте, як покращити та прискорити роботу з документами.
Ізольоване впровадження програми від систем організації – не найкраще рішення
Найчастіші скарги на неефективність системи електронного документообігу – відсутність зв’язку з необхідною системою, немає інтеграції з поштою, немає можливості поширити та інші.
Якщо інтеграція проведена з розумом, це дозволить підвищити продуктивність організації.
Головні складові СЕД – це інтеграція з:
- поштою та офісним пакетом;
- обліковими системами;
- системами щодо автоматизації бізнес-процесів.
Іншими словами: не ізолюйте систему від загальної ІТ-системи компанії, оскільки це буде зручніше для загального використання у робочому колі СЕД.
Не варто переконувати колег, що СЕД дуже корисна річ
Більшість співробітників сьогодні звикли працювати із паперовими носіями. Донести їм про користь СЕД буде дуже складно, мало того, такі співробітники можуть принципово її ігнорувати. Причина може бути у банальному нерозумінні її необхідності. Причина — відсутність бажання керівництва ознайомити співробітників з інноваціями для подальшого ухвалення системи. Силою переконання питання навряд чи вирішиться. Тут потрібен метод, у якому користувач сам зіштовхнеться зі складнощами та зрозуміє, що саме СЕД може вирішити питання. Орім цього, не забувайте, що більшість користувачів не підготовлені до нововведень та система має бути доброзичливою. Мало кому досі доводилося порівняти традиційний варіант документообігу з електронним.
Економія на навчанні співробітників – погана прикмета
Цей пункт можна вважати продовженням попереднього. Не допускайте ситуацій, коли недосвідчений користувач залишається віч-на-віч з «ворогом». Навіть правильне використання системи не дасть необхідного результату, без адекватного навчання штатних співробітників. Цей пункт є актуальним й через оновлення співробітників, які прийшли на місце звільнених. Тому навчання СЕД – це норма, яка повторюватиметься з певною періодичністю на підприємстві.
Мобільність також потрібна
Дуже часто трапляється проблема, коли співробітники не уявляють своєї роботи без улюбленого гаджета та пересісти за ПК для них великі муки. Починається уповільнення бізнес-процесів. Оперативність дуже впливає на швидкість виконання поставлених завдань. Окрім цього, це потрібно для того, щоб співробітники завжди тримали руку на пульсі й були в курсі всіх змін в документообігу компанії.
Головне завдання впровадження СЕД – підвищення швидкості та ефективності, і мобільність у цьому лише допомагає, тому її ігнорувати категорично не можна.
Зміни завжди актуальні
Сьогодні багато хто боїться змін. Впровадження нового у компанії – це те, що відбувається скрізь та завжди, незалежно від того, хоче цього хтось зі співробітників чи ні. Такі нововведення в компанії приносять нові можливості.
Успішні проєкти повинні мати чіткі плани щодо запровадження таких змін. Головне знайти у цьому напрямі однодумців, які й надалі допоможуть у просуванні цієї ідеї.
Те ж стосується й системи електронного документообігу – це цінне нововведення у компанії й команда має в це вірити, адже якщо не бути налаштованим на перемогу, їй не бувати.
