Организация ЭДО

Как организовать электронный документооборот и не провалить его

10 способов внедрения

Организовать электронный документооборот на предприятии процесс не из легких.

И проблематичность заключается не только в софте.  Последний можно удачно установить, при этом весь процесс будет провальным или использоваться не в полной мере, не будет приносить выгоду или станет вовсе неудобным.

Именно по этой причине мы и подготовили 10 ошибок, которые лучше не совершать, чтобы успешно внедрить ЭДО на вашем предприятии.

Ответственность на определенном человеке

На подавляющем большинстве организации считают, что нужно создавать рабочую группу по внедрению такой системы, причем она должна состоять и из внештатных лиц.

Это заблуждение!

При таком подходе может возникнуть ситуация с несколькими инициаторами того или иного процесса, в котором каждый «тянет одеяло на себя». В лучшем случае все остановится на стадии переговоров.  Важно назначить одного ответственного, который будет нести последнее слово в стратегии внедрения ЭДО. Естественно, не без учета мнения коллег.

Бюджет и сроки играют важную роль

Калькуляцию внедрения электронного документооборота вам может предоставить любой вендор – это необходимо для того, чтоб на предприятии могли оценить свои возможности заранее. Помимо лицензии, нужно внести в бюджет процесс планирования, консультирования, настройки, тестов, установки с обучением и будущей поддержки.

Начинать рекомендуют с маленького проекта с корректным планированием по бюджету и жестким – по сроку. Автоматизация всего и сразу крайне нежелательна, так как могут возникнуть непредвиденные затраты.

Доверьте внедрение компетентным людям

Многие клиенты часто не доверяют подрядчикам, поэтому пытаются решить вопрос самостоятельно. Таким образом, и хоронят проект внедрения еще на начальных этапах. Тут главное не переоценивать свои силы. Трезвая оценка собственных возможностей и согласие на сотрудничество с профессионалами решает множество проблем, которые возникают на этапе внедрения, и ускоряет его реализацию в разы.

Подрядчики широкого профиля – не ваш вариант

В интернете есть хорошая шутка о том, что если человек разбирается в программировании, то он может решить любые проблемы в ИТ области или даже запрограммировать чайник. В реальности все абсолютно не так. Именно по этому принципу заказчики портят себе процесс реализации ЭДО, выбирая такого интегратора, который разбирается в ИТ. Доверить процесс автоматизации электронного документооборота очень важно узкому специалисту именно в этой сфере.

Не стоит воспроизводить старую систему ЭД на базе будущей

Такой проект будет провальным, если принять решение о замене устаревшей программы, которая уже работала на предприятии. Самая крупная проблема может возникнуть, когда будет принято решение о переносе в новую систему старых неэффективных бизнес-процессов. Поэтому для начала нужно провести полную оптимизацию процессов, дабы не забрать с собой «хвост» проблем, мешавших в работе ранее. Реорганизуйте и обдумайте, как улучшить и ускорить работу с документами.

Изолированное внедрение программы от систем организации – не лучшее решение

Наиболее частые жалобы на неэффективность системы электронного документооборота – отсутствие связи с необходимой системой, нет интеграции с почтой, нет возможности расшарить и прочие.

Если интеграция проведена с умом, это позволит повысить производительность в организации. Главные составляющие СЭД – интеграция с:

  • почтой и офисным пакетом;
  • учетными системами;
  • системами по автоматизации бизнес-процессов.

Другими словами: не изолируйте систему от общей ИТ-системы компании, поскольку это будет удобнее для общего использования в рабочем кругу СЭД.

Не стоит убеждать коллег, что СЭД очень полезная вещь

Большинство сотрудников сегодня привыкли работать с бумажными носителями. Донести им о пользе СЭД будет крайне сложно, более того, такие сотрудники могут принципиально игнорировать ее. Причина может крыться в банальном непонимании ее необходимости. Причина – отсутствие желания руководства познакомить сотрудников с инновациями для дальнейшего принятия системы. Силой убеждения вопрос вряд ли решится. Тут нужен метод, при котором пользователь сам столкнется со сложностями и поймет, что именно СЭД может решить вопрос. Кроме этого, не забудьте, что большинство пользователей не подготовлены к новшествам и система должна быть дружелюбной. Мало кому до этих пор приходилось сравнить традиционный вариант документооборота с электронным.

Экономия на обучении сотрудников – плохая примета

Данный пункт можно считать продолжением предыдущего. Не допускайте ситуаций, когда неопытный пользователь остается один на один с «врагом». Даже правильное внедрение системы не даст необходимого результата, без адекватного обучения штатных сотрудников. Данный пункт актуален и по причине обновления сотрудников, которые пришли на место уволившихся. Поэтому обучение СЭД – норма, которая будет повторяться с определенной периодичностью на предприятии.

Мобильность тоже нужна

Очень часто встречается проблема, когда сотрудники не представляют своей работы без любимого гаджета и пересесть за ПК для них большие мучения. Начинается замедление бизнес-процессов. Оперативность очень влияет на скорость выполнения поставленных заданий. Кроме этого, это нужно для того, чтоб сотрудники всегда держали руку на пульсе и были в курсе всех изменений в документообороте компании.

Главная задача внедрения СЭД – повышение скорости и эффективности, и мобильность в этом только помогает, поэтому ее игнорировать категорически нельзя.

Перемены всегда актуальны

Изменений сегодня боятся многие. Внедрение нового в компании – это то, что происходит везде и всегда, независимо от того, хочет этого кто-то из сотрудников или нет. Такие новшества в компании приносят и новые возможности.

Успешные проекты должны иметь четкие планы по введению таких перемен. Главное найти в этом направлении единомышленников, которые и дальше помогут в продвижении этой идеи.

Тоже касается и системы электронного документооборота – это ценное нововведение в компании и команда должна в это верить, ведь если не быть настроенным на победу, ей не бывать.

Заповніть форму

[hcaptcha]

Заполните форму

[hcaptcha]
A 5-Star Service for Writing Essays Online Professional Writing Services for Professional Results Review: Buy an Essay Cheap The Best Service to Write My Essay Experienced Writers Providing Quality Essays On Time