Продолжая статью «Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения», раскроем некоторые особенности документального оформления этой процедуры.
Акт об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ
Напомним: документы, срок хранения которых истек, включают в Акт об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ (далее – Акт).
Форма Акта и порядок его составления, согласования и утверждения установлены Правилами организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденные приказом Минюста от 18.06.2015 г. № 1000/5 (далее – Правила № 1000/5).
Акт структурного подразделения оформляется в виде таблицы, содержащей графы, предусмотренные сводным актом об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ.
Обратите внимание! Акт подписывает руководитель структурного подразделения.
В целом акт составляется в двух экземплярах, как правило, на дела всего предприятия. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то их наименования указываются перед группой заголовков дел этого подразделения.
При этом названия однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, включенных в каждую группу.
Учтите: акты об изъятии документов для уничтожения имеют валовую нумерацию, начиная с № 1.
При составлении акта следует обращать внимание на примечания, приведенные в соответствующих графах Перечня типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Минюста от 12.04 .2012 г. № 578/5, а также отраслевых перечней для разных видов документов.
Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек до 01 января года, в котором составлен акт.
Пример. Дела с трехлетним сроком хранения, законченные в 2014 году, могут включаться в акт, составленный не ранее 01 января 2018 года, с пятилетним сроком хранения – не ранее 01 января 2020 года, с учетом примечаний, указанных в соответствующих перечнях документов сроками хранения.
Учтите, что для некоторых документов срок хранения может быть определен как «Пока не наступит необходимость». Потребность в подобных документах определяет именно экспертная комиссия (далее – ЭК) при проведении экспертизы ценности. При этом некоторые документы сохраняются «До замены новыми».
Обратите внимание! Если документ утвержден в новой редакции, то ЭК рассматривает вопрос изъятия документа с предыдущей редакцией для уничтожения. В таком случае акт оформляется в двух экземплярах, а записи об однородных делах за несколько лет вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел в группах.
Порядок рассмотрения ЭК Актов об изъятии для уничтожения документов
Напомним: акт представляют на рассмотрение ЭК предприятия вместе с описаниями дел (их годовыми разделами).
На заседании ЭК предприятия, в деятельности которого образуются документы НАФ, акт рассматривают одновременно с тремя видами описаний:
- дел постоянного хранения;
- дел длительного хранения (если такое описание составлялось);
- дел по кадрам (личному составу).
При этом акт, составленный на предприятии, в деятельности которого НЕ образуются документы НАФ, рассматривается на заседании ЭК вместе с двумя видами описаний:
- дел длительного (более 10 лет) хранения;
- дел по кадрам (личному составу).
Акт и описания дел рассматриваются на заседании ЭК, которое созывается в соответствии с утвержденным планом работы ЭК.
При отсутствии замечаний ЭК одобряет представленные документы. Если же обнаружены недостатки и есть замечания к акту или описанию дел, эти документы возвращают на доработку. После устранения недостатков эти документы повторно представляют на рассмотрение ЭК.
На заметку! Для этого может быть созвано внеплановое заседание ЭК организации в сроки, определенные председателем ЭК с учетом сроков представления акта и описаний дел на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (далее – ЭПК) государственного архива или ЭК архивного отдела райгосадминистрации или городского совета.
Обратите внимание! Запрещается уничтожать документы без предварительного одобрения акта и описаний дел, а также с нарушением сроков хранения документов, предусмотренных Перечнем № 578/5.
Принятые решения ЭК оформляют протоколом, который подписывают председатель (или другое уполномоченное лицо, ведущее заседание) и секретарь комиссии.
Решение ЭК вступает в силу после утверждения протокола заседания руководителем (руководящим органом), по решению которого создан ЭК.
Порядок согласования Акта с ЭПК
В зависимости от того, в зоне комплектования какого архивного учреждения находится предприятие, одобренный ЭК акт и описания дел постоянного хранения и из личного состава подают на согласование в ЭПК государственного архива или ЭК архивного отдела райгосадминистрации, архивного отдела городского совета.
Согласование Акта оформляют соответствующим грифом согласования, где указывается дата и номер протокола заседания ЭПК государственного архива или ЭК архивного отдела.
После согласования в государственном архиве или в архивном отделе акт, а также описания дел постоянного хранения и личного состава утверждаются руководителем предприятия.
Описание дел длительного хранения утверждается руководителем предприятия после одобрения ЭК организации, а при наличии высшего уровня – также и после согласования с ЭК этого органа.
Оформление уничтожения документов
Напомним: отобранные для уничтожения документы передают по накладным, где указан вес макулатуры. Лучше всего, обратиться к профессиональным операторам, конфиденциально уничтожающим документы, например Райссвольф Украина. Передача документов организациям занимающимся сбором и заготовкой вторсырья, возможна, но крайне нежелательна из-за риска попадания информации к третьим лицам.
В акте делают отметку, содержащую следующие сведения:
- дата передачи документов для уничтожения;
- вес документов;
- номер накладной.
Отметку подтверждают подписью должностного лица, которое сдавало документы для уничтожения, а также проставляют дату оформления отметки.
Акт приобщается к делу архивного фонда предприятия, которое ведется согласно требованиям Правил № 1000/5 и хранится в архиве предприятия. Если документов немного, то их можно уничтожить с помощью специальных устройств – шредеров.
Обратите внимание! Если документы уничтожены путем шредерования, об этом обязательно делают отметку в акте (отмечают способ уничтожения документов), удостоверяемую подписью должностного лица, уничтожившего документы, с указанием его должности и даты уничтожения.
Если уничтожение выполняли несколько работников, отметку свидетельствует каждый из них (с указанием должности и даты уничтожения).
После окончательного оформления акт включают в специальное дело под названием, например «Справа архівного фонду підприємства».
Это дело должно быть предусмотрено номенклатурой дел организации. Ее ведут согласно требованиям Правил № 1000/5 и хранят в архиве предприятия на протяжении всего срока его деятельности.
