Організація зберігання документів

Організація зберігання документів на підприємстві

Зберігання документів на підприємстві – справа достатньо серйозна і, як наслідок, вимагає певних організаційних зусиль.  Яких саме, розкриємо у цій статті.

На рівні нормативно-правових актів, основні вимоги до організації зберігання документів зосереджені у Правилах організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 р. № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5).

Особливості застосування Правил № 1000/5

Користуючись Правилами № 1000/5 варто врахувати два важливих моменти.

По-перше, вимоги щодо роботи з первинно-обліковою, банківською, фінансовою, звітно-статистичною, науково-технічною та іншою спеціальною документацією поширюються лише в частині загальних принципів роботи з документами, а також з підготовки документів до передавання на архівне зберігання.

По-друге, вимоги щодо забезпечення збереженості, обліку і користування документами поширюються на архіви, що зберігають документи з паперовими носіями інформації.

На замітку! Архіви, що зберігають науково-технічні, аудіовізуальні, електронні документи та інформацію, що віднесена до державної таємниці, керуються Правилами № 1000/5 в частині загальних для архівів норм щодо організації їх роботи, проведення експертизи цінності документів та оформлення її результатів.

Умови роботи архівів, що зберігають вище перелічені документи, визначаються іншими нормативно-правовими актами.

Основи зберігання документів на підприємстві

Швидкий і, головне, зручний доступ до потрібних документів на підприємстві, як правило забезпечується за рахунок правильно організованого зберігання документів.

Для цього, за вимогами Правил № 1000/5, після обробки (виконання) документів відбувається їх формування у справи. До речі, ці Правила встановлюють вимоги і для  оформлення цих справ.

Порада! На підприємстві бажано встановити єдиний порядок формування справ.

З цією метою, а також для забезпечення обліку справ, оперативного пошуку документів за їх змістом та видом, визначення термінів зберігання справ на підприємстві доцільно розробити індивідуальну номенклатуру справ.

З моменту створення чи надходження документи зберігають за місцем формування справ у службі діловодства або інших структурних підрозділах підприємства відповідно до номенклатури справ (п. 1 гл. 3 розд. IV Правил № 1000/5).

У подальшому, справи, завершені діловодством, передають на зберігання до архіву підприємства.

Тут слід врахувати, що перед цим потрібно сформувати описи справ постійного, тривалого зберігання (тобто, строком понад 10 років), а також справ з кадрових питань (особового складу).

Зазвичай це відбувається через 2 роки після завершення їх у діловодстві (п. 1 гл. 4 розд. VI Правил № 1000/5).

На замітку!  До архіву підприємства (за умови наявності в ньому вільних площ) за рішенням керівника можуть передаватися справи тимчасового зберігання (до 10 років включно). Їх передають за номенклатурою справ або за здавальними описами довільної форми, номери яких мають відмітку «ТМ».

Працівники архіву підприємства складають зведені описи справ. Такі справи є основними обліковими довідниками до документів.

При цьому річний розділ зведеного опису справ складають не пізніше ніж через 2 роки після завершення справ у діловодстві.

Надалі за зведеними описами документи передаються на зберігання до архівних установ.

Врахуйте, що на підприємстві має бути створена експертна комісія, яка здійснює експертизу цінності документів на різних етапах роботи з документами, а саме при:

  • складанні номенклатури справ;
  • формуванні документів у справи;
  • перевірці правильності віднесення документів до відповідних справ, під час підготовки їх до передачі на архівне зберігання.

Підприємства, засновані на приватній формі власності, документи яких віднесено до Національного архівного фонду (далі – НАФ), після закінчення граничних строків їх зберігання в архіві підприємства можуть передати такі документи до державних та інших архівних установ на підставі відповідного договору (п. 2 гл. 1 розд. XIV Правил № 1000/5).

Щодо документів, строк зберігання яких минув, складають акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ. Докладніше про це читайте у статті «Порядок знищення документів зі строком зберігання, що закінчився».

Тимчасове зберігання документів у структурних підрозділах підприємства

У структурних підрозділах збереження документів і справ забезпечують керівники цих підрозділів і посадові особи, відповідальні за діловодство в них.

Для зберігання справ у діловодстві використовують картонні теки з клапанами або зав’язками, картонні або пластмасові швидкозшивачі. Справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах, які закриваються.

Для підвищення оперативності пошуку документів справи розташовують відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначають індекси і заголовки за номенклатурою справ.

Видача справ у тимчасове користування

В окремих випадках може здійснюватися видача справ у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів підприємства.

Для цього необхідно отримати дозвіл керівника структурного підрозділу, у якому було сформовано справу.

Зверніть увагу! Іншим підприємствам таку видачу здійснюють тільки з письмового дозволу керівника підприємства (п. 5 гл. 3 розд. IV Правил № 1000/5).

При цьому, на видану справу складають картку-замінник за формою, наведеною в додатку 12 до Правил № 1000/5. У ній зазначають назву структурного підрозділу, індекс справи, її заголовок і дату видачі, особу, якій видано справу, дату її повернення, а також проставляються підписи осіб, які видали і прийняли справу.

Справи надають у тимчасове користування не більше ніж на один місяць (п. 6 гл. 3 розд. IV Правил № 1000/5).

При цьому посадова особа, яка видала і прийняла справу, зобов’язана здійснити перевірку наявності документів.

Зверніть увагу! Заборонено видавати в тимчасове користування працівникам структурних підрозділів підприємства окремі документи зі справ.

Вилучення оригіналів документів (справ) можливе тільки з дозволу керівника підприємства. При цьому на підприємстві обов’язково повинні залишатися копії вилучених документів, засвідчені в установленому порядку, та опис вилучених документів (п. 14 розд. І Правил № 1000/5).

Якщо документи або справи, що значаться у номенклатурі, загублені, у структурних підрозділах вживають відповідні заходи з їх розшуку.

Особливості зберігання бухгалтерських документів

Нагадаємо: вимоги до зберігання бухгалтерських документів установлено розд. 6 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88 (далі – Положення № 88).

Так, первинні документи й облікові регістри, які пройшли обробку, бухгалтерські та інші звіти до передачі їх до архіву підприємства зберігаються в бухгалтерській службі. Для цього мають бути відведені спеціальні приміщення[1] або закриті шафи.

Бланки суворої звітності повинні зберігатися в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх схоронність.

Відповідальність за збереження документів несуть особи, уповноважені головним бухгалтером.

Зберігання первинних документів та облікових регістрів, які пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також бухгалтерської та іншої звітності, оформлення та передавання їх до архіву забезпечує головний бухгалтер або особа, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку підприємства.

Видавати первинні документи, облікові регістри, бухгалтерську та іншу звітність працівникам інших структурних підрозділів можна тільки за рішенням головного бухгалтера або особи, яка забезпечує ведення бухгалтерського обліку підприємства.

Правила поводження у випадку пропажі бухгалтерських документів

У випадку, якщо була виявлена пропажа бухгалтерських документів керівник підприємства повинен письмово повідомити про це правоохоронні органи і наказом призначити комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення.

Для участі в роботі комісії запрошують представників слідчих органів, охорони та державного пожежного нагляду.

Результати роботи комісії оформляють актом, який затверджує керівник підприємства. Копію акта надсилають органу, у сфері управління якого перебуває підприємство, а також податковому органу в 10-денний строк (п. 6.10 Положення № 88).

[1] Спеціальним вважається приміщення з температурно-вологісним режимом, що забезпечує збереження документів та записів у них, а також приміщення, що виключає можливість використання або винесення документів, які в ньому зберігаються, без дозволу головного бухгалтера підприємства.

Заповніть форму

[hcaptcha]
A 5-Star Service for Writing Essays Online Professional Writing Services for Professional Results Review: Buy an Essay Cheap The Best Service to Write My Essay Experienced Writers Providing Quality Essays On Time