Хранение документов на предприятии – дело достаточно серьезное и, как следствие, требует определенных организационных усилий. Каких именно, раскроем в этой статье.
На уровне нормативно-правовых актов основные требования к организации хранения документов сосредоточены в Правилах организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденных приказом Минюста от 18.06.2015 г. № 1000/5 (далее – Правила № 1000/5).
Особенности применения Правил №1000/5
Пользуясь Правилами №1000/5 следует учесть два важных момента.
Во-первых, требования по работе с первично-учетной, банковской, финансовой, отчетно-статистической, научно-технической и другой специальной документацией распространяются только в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
Во-вторых, требования по обеспечению сохранности, учета и использования документов распространяются на архивы, хранящие документы с бумажными носителями информации.
На заметку! Архивы, хранящие научно-технические, аудиовизуальные, электронные документы и информацию, отнесенную к государственной тайне, руководствуются Правилами № 1000/5 в части общих для архивов норм по организации их работы, проведение экспертизы ценности документов и оформление ее результатов.
Условия работы архивов, хранящих вышеперечисленные документы, определяются другими нормативно правовыми актами.
Основы хранения документов на предприятии
Быстрый и, главное, удобный доступ к нужным документам на предприятии, как правило, обеспечивается за счет правильно организованного хранения документов.
Для этого, по требованиям правил №1000/5, после обработки (исполнения) документов происходит их формирование в дела. К слову, эти правила устанавливают требования и для оформления этих дел.
Совет! На предприятии лучше установить единый порядок формирования дел.
В этих целях, а также для обеспечения учета дел, оперативного поиска документов по их содержанию и виду, определения сроков хранения дел на предприятии целесообразно разработать индивидуальную номенклатуру дел.
С момента создания или поступления документы хранят по месту формирования дел в службе делопроизводства или других структурных подразделениях предприятия в соответствии с номенклатурой дел (п. 1 гл. 3 разд. IV Правил № 1000/5).
В дальнейшем дела, завершенные делопроизводством, передают на хранение в архив предприятия.
Здесь следует учесть, что перед этим нужно сформировать описания дел постоянного, длительного хранения (т. е. со сроком более 10 лет), а также дел по кадровым вопросам (личному составу).
Обычно это происходит через 2 года после завершения его в делопроизводстве (п. 1 гл. 4 разд. VI Правил № 1000/5).
На заметку! В архив предприятия (при условии наличия в нем свободных площадей) по решению руководителя могут передаваться дела временного хранения (до 10 лет включительно). Их передают по номенклатуре дел или по сдаточным описям произвольной формы, номера которых имеют отметку «ТМ».
Сотрудники архива предприятия составляют сводные описания дел. Такие дела являются основными учетными справочниками документов.
При этом годовой раздел сводной описи дел составляют не позднее 2 лет после завершения дел в делопроизводстве.
В дальнейшем по сводным описям документы передаются на хранение в архивные учреждения.
Учтите, что на предприятии должна быть создана экспертная комиссия, осуществляющая экспертизу ценности документов на разных этапах работы с документами, а именно при:
- составлении номенклатуры дел;
- формировании документов по делам;
- проверке правильности отнесения документов к соответствующим делам при подготовке их к передаче на архивное хранение.
Предприятия, основанные на частной форме собственности, документы которых отнесены к Национальному архивному фонду (далее – НАФ), по истечении предельных сроков их хранения в архиве предприятия могут передать такие документы в государственные и другие архивные учреждения на основании соответствующего договора (п. 2 гл. 1 разд. XIV Правил № 1000/5).
Относительно документов, срок хранения которых истек, составляют акты об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ. Подробнее об этом читайте в статье «Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения».
Временное хранение документов в структурных подразделениях предприятия
В структурных подразделениях хранение документов и дел обеспечивают руководители этих подразделений и должностные лица, ответственные за делопроизводство в них.
Для хранения дел в делопроизводстве используют картонные папки с клапанами или завязками, картонные или пластмассовые скоросшиватели. Дела должны храниться в вертикальном положении в закрывающихся шкафах.
Для повышения оперативности поиска документов дела размещаются в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указывают индексы и заголовки по номенклатуре дел.
Выдача дел во временное пользование
В отдельных случаях может производиться выдача дел во временное пользование работникам структурных подразделений предприятия.
Для этого необходимо получить разрешение руководителя структурного подразделения, в котором было сформировано дело.
Обратите внимание! Другим предприятиям такую выдачу осуществляют только по письменному разрешению руководителя предприятия (п. 5 гл. 3 разд. IV Правил № 1000/5).
При этом на выданное дело составляют карточку-заменитель по форме, приведенной в приложении 12 к Правилам № 1000/5. В ней указывают название структурного подразделения, индекс дела, его заголовок и дату выдачи, лицо, которому выдано дело, дату его возвращения, а также проставляются подписи лиц, выдавших и принявших дело.
Дела предоставляются во временное пользование не более чем на один месяц (п. 6 гл. 3 разд. IV Правил № 1000/5).
При этом должностное лицо, выдавшее и принявшее дело, обязано осуществить проверку наличия документов.
Обратите внимание! Запрещено выдавать во временное пользование работникам структурных подразделений предприятия отдельные документы из дел.
Извлечение оригиналов документов (дел) возможно только с разрешения руководителя предприятия. При этом на предприятии обязательно должны оставаться копии изъятых документов, заверенные в установленном порядке, и описание изъятых документов (п. 14 разд. I Правил № 1000/5).
Если документы или дела, значащиеся в номенклатуре, утеряны, в структурных подразделениях принимаются соответствующие меры по их поиску.
Особенности хранения бухгалтерских документов
Напомним: требования к хранению бухгалтерских документов установлены разд. 6 Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88 (далее – Положение № 88).
Так, первичные документы и учетные регистры, прошедшие обработку, бухгалтерские и прочие отчеты для передачи их в архив предприятия хранятся в бухгалтерской службе. Для этого должны быть отведены специальные помещения[1] или закрытые шкафы.
Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, обеспечивающих их сохранность.
Ответственность за сохранность документов несут лица, уполномоченные главным бухгалтером.
Хранение первичных документов и учетных регистров, которые прошли обработку и являлись основанием для составления отчетности, а также бухгалтерской и прочей отчетности, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер или лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета предприятия.
Выдавать первичные документы, учетные регистры, бухгалтерскую и прочую отчетность работникам других структурных подразделений можно только по решению главного бухгалтера или лица, обеспечивающего ведение бухгалтерского учета предприятия.
Правила поведения в случае пропажи бухгалтерских документов
В случае, если была обнаружена пропажа бухгалтерских документов, руководитель предприятия должен письменно уведомить об этом правоохранительные органы и приказом назначить комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения.
Для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.
Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждает руководитель предприятия. Копию акта направляют органу, в сфере управления которого находится предприятие, а также налоговому органу в 10-дневный срок (п. 6.10 Положения № 88).
[1] Специальным считается помещение с температурно-влажностным режимом, обеспечивающим сохранность документов и записей в них, а также помещение, исключающее возможность использования или вынесения хранящихся в нем документов без разрешения главного бухгалтера предприятия.
